Puoi aumentare le possibilità di ottenere l'attrezzatura, il software, i materiali di consumo, il personale o altre risorse di cui hai bisogno se ti concentri sul loro vantaggio per la tua azienda, piuttosto che solo te stesso o il tuo dipartimento. Determinare in che modo le risorse necessarie contribuiranno a ridurre i costi o ad aumentare i profitti ti aiuterà a formulare un argomento forte ogni volta che richiedi più aiuto.
Trova il tuo capo
La frase principale è l'apertura che dice al lettore perché la lettera è importante. Decidi la dichiarazione principale che vuoi fare per giustificare la tua richiesta di risorse aggiuntive e usala per iniziare la tua lettera. Questa potrebbe essere una affermazione molto ampia, come dire che le risorse che stai richiedendo aiuteranno ad aumentare le vendite o ridurre i costi. Quindi fornisci supporto per il reclamo nel corpo della lettera.
Ad esempio, se stai richiedendo un nuovo software per un reparto contabilità, potresti iniziare la tua lettera con "Vorrei richiedere due licenze software ABC per il reparto contabilità, il che aiuterà l'azienda a ridurre il numero di ordini persi e ad aumentare i ricavi dell'azienda. "Spiegheresti quindi che il software ti consentirà di elaborare e approvare più rapidamente i nuovi account dei clienti, ottenere spedizioni più veloci di ordini e contribuire a raccogliere i crediti più presto.
Ottenere supporto
Scrivi un elenco delle persone che beneficeranno della tua richiesta oltre a quelle che useranno direttamente le risorse. Ad esempio, se stai richiedendo risorse che ti aiuteranno a condurre controlli di credito più rapidi sui potenziali clienti, questo aiuterà il tuo reparto vendite a evitare di perdere clienti che continuano a fare acquisti per un altro fornitore in attesa di approvazione. Contatta il reparto vendite e chiedi loro il permesso di utilizzare la loro approvazione della richiesta. Cerca i problemi che le tue nuove risorse risolveranno e troveranno le persone che sono interessate da questi problemi.
Esegui i numeri
Scrivi un elenco dei modi in cui la tua richiesta salverà i soldi dell'azienda o aumenterà le vendite. Anche se stai richiedendo risorse per qualcosa che ha un vantaggio apparentemente intangibile, potresti comunque essere in grado di trovare benefici finanziari. Ad esempio, se vuoi che le risorse inizino un programma benessere per i dipendenti, incontra il reparto risorse umane per determinare il costo per l'assenteismo, le richieste di assicurazione sanitaria, il turnover dei dipendenti, le richieste di risarcimento dei lavoratori e altre perdite di produttività che un programma benessere potrebbe ridurre o mitigare.
Elenca i vantaggi qualitativi
Alcuni vantaggi che le risorse richieste forniranno potrebbero non essere facilmente quantificabili, ma i tuoi superiori saranno comunque in grado di vedere in che modo influenzerebbero positivamente la società.Tali benefici potrebbero includere un miglioramento del morale dei dipendenti, una diminuzione del turnover, una maggiore soddisfazione del cliente, una diminuzione dei ritorni dei clienti e un miglioramento della produttività e dell'efficienza.
Mostra il rapporto costi / benefici
Se possibile, completa la tua lettera mostrando il rapporto costi / benefici della tua richiesta. Elenca tutti i costi associati alla tua richiesta, quindi elenca i benefici quantitativi e qualitativi che ti garantiscono le risorse richieste. Scrivi la tua lettera usando "Dì loro quello che stai per dire loro. Diglielo. Di 'loro quello che hai detto loro, "formatta, iniziando con un forte vantaggio, sostenendolo nel corpo della lettera e finendo con un riassunto.
