Il personale amministrativo non ottiene mai la gloria o la fama, ma senza di essi i luoghi di lavoro sono destinati all'inefficienza e alla stagnazione. Gli amministratori di qualità fanno la differenza in quanto efficacemente gli altri fanno il loro lavoro. Forniscono supporto e affrontano il flusso infinito di attività dietro le quinte che fanno funzionare qualsiasi azienda.
Cos'è un Assistente amministrativo?
Gli assistenti amministrativi svolgono svariati ruoli nelle impostazioni dell'ufficio. I loro lavori possono entrare nella categoria degli assistenti personali se sono dedicati a un dirigente o possono essere la chiave di un piccolo ufficio di successo, dove gestiscono da soli chiamate, documenti e altre attività a sostegno dell'intera forza lavoro.
La maggior parte dei lavori di assistente amministrativo comporta la gestione di e-mail, l'invio di chiamate telefoniche o l'inoltro di chiamate a clienti e altro personale, la burocrazia delle pratiche burocratiche e la gestione dei sistemi di archiviazione. Spesso, saranno coinvolti nell'assunzione di nuovi dipendenti. Possono gestire le tempistiche per l'ufficio o i dirigenti senior, fissare appuntamenti e tenere il passo con i calendari. Si occuperanno spesso di appuntamenti di manutenzione programmati regolarmente, come ad esempio la garanzia che la compagnia idrica venga a ripulire il refrigeratore d'acqua e altre faccende di routine.
I dettagli finiti di un assistente amministrativo dipendono dall'azienda e dalle persone per cui lavorano. Se lavorano in un ufficio contabile, potrebbero aver bisogno di una conoscenza pratica delle procedure contabili. Se sono in una società di post-produzione televisiva, avranno bisogno di conoscere il gergo della produzione cinematografica e televisiva. Per un'azienda pubblicitaria, dovranno avere una conoscenza di base degli annunci pubblicitari e della gestione di creativi e clienti.
I lavori di assistente amministrativo possono essere un ottimo modo per avere una panoramica di ciò che fa un'azienda, ed è possibile lavorare in altri posti di lavoro o avere un'idea di quali ruoli sono più adatti per loro. D'altra parte, ci sono assistenti amministrativi che amano le varie offerte e il ritmo veloce che il lavoro porta ai loro giorni.
Quali sono i compiti degli assistenti amministrativi?
È possibile ottenere un ottimo lavoro di assistente amministrativo solo con un diploma di scuola superiore, ma alcuni aiuti del college, in particolare per i posti di lavoro sotto i dirigenti. Più importanti sono le abilità specifiche del lavoro, come avere una buona comunicazione sia per iscritto che mentre si parla, dal momento che sono coinvolte molte attività di emailing e gestione del telefono. Spesso, gli amministratori devono avere un buon tatto e diplomazia, poiché dovranno trattare con clienti irati o essere la parte neutrale tra il personale del loro ufficio. Ma tutte le loro abilità comunicative saranno discutibili se non sono bravi ascoltatori con la testa per i dettagli.
Le competenze informatiche sono un must, compreso il saper usare programmi come Microsoft Word, Excel e Outlook. L'inserimento dei dati può essere un compito richiesto e la possibilità di padroneggiare rapidamente tutti i programmi che l'azienda utilizza, come la gestione del database o le app di collaborazione di gruppo, aiuterà un amministratore ad avere successo nel proprio ruolo.
La comprensione di tutti gli aspetti della spedizione sarà di solito richiesta e può comportare la conoscenza del sistema USPS per la gestione della posta giornaliera e delle macchine postali, ma anche conoscere i sistemi di corriere come FedEx, UPS e persino come convocare i corrieri delle biciclette locali.
Le mansioni amministrative meno gloriose implicano il mantenimento dell'ufficio ben fornito di forniture. Dalla carta all'inchiostro e alle penne della stampante, queste cose sono la spina dorsale di un ufficio che funziona bene, ed è il dominio dell'assistente amministrativo. Lo stesso vale per la manutenzione e la manutenzione di apparecchiature per ufficio come fotocopiatrici, computer e altro. Non avranno necessariamente bisogno di sistemare queste cose, ma un po 'di risoluzione dei problemi va molto lontano e il resto del tempo possono chiamare il dipartimento IT o raggiungere le riparazioni.
Di quali qualità ha bisogno lo staff amministrativo?
Avere un contegno e un aspetto professionale che si fondono con l'immagine dell'azienda è molto importante in questo lavoro perché gli assistenti amministrativi sono spesso il "fronte" di un'azienda o la prima impressione che si ha di un dirigente mentre lavorano a quelle scrivanie.
Essere organizzati è fondamentale. Gestione di tutti questi programmi, restituzione di chiamate, emissione di promemoria, aggiornamento di fogli di calcolo, mantenimento del sistema di archiviazione - tutto ciò richiede una buona capacità organizzativa e la capacità di rimanere costantemente aggiornato su molte cose. Correlati, ovviamente, sono le abilità di gestione del tempo perché le scadenze sono una costante, e se un contratto viene inviato troppo tardi o una chiamata non viene restituita tempestivamente, può causare il crollo di affari inestimabili.
Essere bravi nel lavoro di squadra è fondamentale, in quanto è tutto ciò che riguarda i ruoli di supporto del personale, ma così funziona da solo. Rimanere in cima ai progetti e fare da autodidatta è essenziale, e farlo in un ambiente frenetico con interruzioni costanti è obbligatorio. I giorni sono pieni di chiamate, persone che hanno bisogno di aiuto e attività pop-up che richiedono soluzioni immediate, ma ci sono ancora i progetti in corso che devono essere completati, e lo staff dell'amministrazione deve eccellere in entrambi.
Quali set di abilità sono preziosi?
Oltre alle normali abilità quotidiane necessarie per una carriera di successo nel lavoro di supporto amministrativo, ci sono molte altre abilità che possono separare uno dal pacchetto e dare loro un vantaggio su lavori di amministrazione più remunerativi e sfuggenti.
Essere bilingue o multilingue è un'abilità fantastica da avere. Conoscere lo spagnolo, il tedesco, il cinese, l'indiano o altre lingue comuni in affari nazionali o internazionali può rendere estremamente prezioso un amministratore e questi ruoli spesso pagano anche di più.
Alcune altre abilità potenzialmente preziose includono la conoscenza dei social media, il possesso di nozioni di base nella contabilità, la capacità di scrivere report e l'analisi dei dati e di avere una certa comprensione di legalità e contratti.
In definitiva, gli assistenti amministrativi dovrebbero cercare posti di lavoro nelle aree di carriera di loro interesse. Qualcuno che ama la legge dovrebbe lavorare in uno studio legale perché avrà bisogno di imparare un po 'della professione per svolgere efficacemente lì. Allo stesso modo, una persona che non ama la medicina non dovrebbe aspirare a lavorare in uno studio medico. Più uno conosce l'attività svolta sul posto di lavoro, più diventa prezioso come assistente e maggiori saranno le possibilità di essere promossi.
Cosa guadagnano gli assistenti amministrativi?
I lavori di assistente amministrativo variano enormemente e le retribuzioni aumentano a seconda della portata delle loro responsabilità lavorative, della loro esperienza e dell'anzianità di coloro che assistono. Quindi, un assistente amministrativo per un piccolo ufficio ne guadagnerà meno di uno per una divisione ad alto guadagno e frenetica di una casa di pubblicità, e guadagneranno entrambi meno di uno staff amministrativo esecutivo che lavora esclusivamente per un CEO.
Secondo Indeed.com, calcolando la media delle retribuzioni offerte negli annunci di lavoro per ottobre 2018, gli assistenti amministrativi entry-level hanno ricevuto $13.05 all'ora o approssimativamente $28,000 annualmente. D'altro canto, Salary.com riporta che un assistente amministrativo junior con esperienza guadagna, in media, $40,588, a partire da settembre 2018. Lo stesso sito riporta lo stipendio medio per l'assistente amministrativo di un CEO come $77,913ma gli stipendi di fascia alta, compresi i pacchetti di benefici, sono aumentati come $95,219.
Il futuro degli assistenti amministrativi
La tecnologia sta cambiando rapidamente, rendendo le nostre vite più produttive, organizzate e veloci come non mai. Si potrebbe pensare che questo metta a rischio i lavori di assistente amministrativo del futuro, ma non è questo il caso. In effetti, in qualche modo, sta dando loro ancora più opportunità.
Oggi, gli "assistenti virtuali" sono una carriera in ascesa. La possibilità di lavorare in remoto e di essere in contatto telefonico e video con i loro datori di lavoro consente agli assistenti di lavorare per persone in tutto il mondo. Questa è una crescente opportunità di carriera per coloro che vogliono lavorare da casa o all'estero. Alcuni VA lavorano direttamente per le aziende, alcuni sono impiegati da terzi e molti ora sono lavoratori autonomi e lavorano part-time per due o più datori di lavoro alla settimana. Essere un VA di successo richiede ancora più auto-avvio e diligenza perché lavorare da remoto significa dover rimanere motivati da soli.
Anche negli uffici tradizionali gli assistenti amministrativi non hanno nulla da temere: il loro lavoro continuerà ad essere la chiave per il successo di qualsiasi posto di lavoro. Ciò che potrebbe cambiare è il livello di competenza informatica che ci si aspetta di avere man mano che l'automazione e la dipendenza digitale continuano ad aumentare, quindi chi resta aggiornato su tendenze e tecnologie avrà un vantaggio rispetto ai propri pari.
