Gli errori negli acquisti possono essere sia imbarazzanti che costosi, come il recente errore dell'operatore ferroviario francese SNCF. Con un costo di 15 miliardi di euro, la compagnia ferroviaria ha acquistato 2.000 nuovi treni troppo larghi per la maggior parte delle piattaforme ferroviarie. L'e-procurement può semplificare gli acquisti, risparmiare denaro e migliorare l'intera linea di fornitura. Nonostante i numerosi vantaggi, l'e-procurement può comportare vincoli e opzioni limitate per gli acquirenti se non vengono affrontati correttamente. Per i venditori, in particolare le aziende SOHO con risorse limitate, può presentarsi con ostacoli significativi, come l'implementazione di software specifici del fornitore e problemi di conformità.
Cambiando la cultura
L'acquisto è sempre stato un compito pratico, da persona a persona, con gli acquirenti che coltivavano relazioni e, nel tempo, costruendo una sfera di influenza tra i partner fidati.Entrare in quella sfera può essere difficile per un nuovo venditore, e gli acquirenti aziendali abituati a metodi precedenti sono resistenti ai cambiamenti. Ancora più scoraggiante per il cliente rispetto alla tecnologia di e-procurement è la cultura richiesta. Nel settore governativo, ad esempio, gli addetti agli appalti sotto pressione per risparmiare le tasse stanno implementando l'e-procurement, ma incontrano ancora resistenze dal resto della loro organizzazione. Nella regione dell'ASEAN, ad esempio, un mandato per utilizzare gli appalti elettronici per ridurre i rifiuti e le frodi ha incontrato la resistenza generale e una burocrazia ingombrante.
Salire a bordo
Fortunatamente per le piccole imprese con meno risorse, gli ostacoli tecnici e organizzativi nell'e-procurement stanno diventando più facili da superare e dare ai piccoli venditori un vantaggio nell'ottenere nuovi business. Un'operazione a due o tre persone avrebbe dovuto affrontare sfide enormi vendute ai maggiori rivenditori di big-box in passato, ma gli strumenti di e-procurement più semplici basati su cloud stanno rendendo più facile salire a bordo, anche per i fornitori più piccoli. I sistemi cloud consentono ai fornitori più piccoli di evitare la fase, talvolta complessa, di implementare un sistema di conformità interno e forniscono invece un semplice portale Web per l'interruzione della linea di fornitura di un importante cliente.
Mantenere la tendenza
L'automazione coinvolta con l'e-procurement non significa che il contatto da persona a persona sia completamente lasciato sul ciglio della strada, e vendere un prodotto a un cliente di grandi dimensioni richiederà sempre un piccolo scambio di idee. Ma i giorni di Rolodexes pieni di carte indice, pranzi da tre martini e guadagno di favore con le uscite dei campi da golf sono finiti. I sistemi precedenti e più complessi tenevano fuori dal giro un sacco di piccole imprese, ma i portali basati sul cloud di oggi attenuano il percorso verso l'inclusione. Inoltre, sempre più aziende e agenzie governative stanno facendo degli appalti elettronici nel tentativo di limitare la corruzione e l'innesto, promuovere l'efficienza e risparmiare denaro.
Distribuzione di scambi B2B
Non tutti gli e-procurement richiedono un software sofisticato. Un'altra nuova tendenza è lo scambio B2B, un mercato online che sta rapidamente sostituendo la vecchia chiamata di vendita. Spesso implementati solo con una quota minima di iscrizione e molto adatti per le piccole imprese, questi scambi consentono a compratori e venditori di incontrarsi, fare affari e talvolta anche condurre transazioni finanziarie sicure attraverso un sistema di deposito a garanzia associato. Sia che utilizzino uno scambio B2B aperto o un sistema proprietario di un unico grande acquirente, l'e-procurement offre alle piccole imprese un accesso senza precedenti ai posti al tavolo.
