Negli Stati Uniti, il sistema di contabilità si basa sul metodo tradizionale di registrazione delle voci del diario per ogni evento di transazione che si verifica, quindi sposta le voci del diario negli account appropriati nei libri contabili per bilanciare addebiti e crediti e tenere traccia di tutti gli articoli. Tuttavia, la tecnologia ha trasferito questo processo in gran parte al software per computer. Ragionieri e analisti utilizzano questo software per tenere traccia di tutte le attività finanziarie nel business. Questi programmi includono in genere sottosistemi che consentono una maggiore personalizzazione.
I sottosistemi
Un sottosistema nei programmi di contabilità è semplicemente un sistema più piccolo che esiste all'interno della struttura primaria del programma. Senza questi sottosistemi, il software di contabilità sarebbe difficile da navigare e gli utenti avrebbero difficoltà a trovare la categoria o l'attività specifica che volevano. I sottosistemi suddividono il programma software in ulteriori pezzi per specifiche necessità di contabilità, come costi e buste paga.
Tipi di sottosistema
Non c'è limite al numero di software di contabilità dei sottosistemi. Spesso, un software complesso che include opzioni per l'inventario, la produzione e la gestione delle risorse umane può avere molti sottosistemi. Tuttavia, diversi tipi sono comuni, compresi i conti da pagare e da ricevere, che sono due categorie che hanno molte aziende. Anche un sistema di fatturazione, un sistema di costi di progetto e sistemi di spesa sono opzioni comuni.
Collegamento alla strategia aziendale
Le strategie aziendali possono anche avere sottosistemi e le aziende spesso cercano di collegare le loro categorie strategiche ai sottosistemi del loro software di contabilità. Ad esempio, se un'azienda crea un nuovo progetto, potrebbe anche volere che un nuovo sottosistema di categorie di progetti nel suo programma ne tenga conto. Allo stesso modo, se un'azienda ha istituito nuovi controlli di inventario per i propri prodotti, il processo sarebbe strettamente collegato a un rinnovamento del sottosistema di inventario.
Sottosistemi opzionali
Molti sottosistemi nel software di contabilità sono facoltativi, ovvero non sono necessari per il business e non vengono sempre utilizzati. Tendono ad essere strumenti aggiuntivi all'interno del programma stesso che le aziende possono scegliere di utilizzare per ulteriori personalizzazioni. Ad esempio, il processo per creare nuovi sottosistemi nel programma è spesso un sottosistema separato.
