La maggior parte delle aziende riceve regolarmente le spedizioni di inventario. Inventory fornisce le risorse per creare nuovi prodotti per i clienti o per i prodotti finiti da vendere direttamente ai clienti. Le aziende che seguono un processo di ricevuta di inventario predeterminato assicurano che la società sappia quali articoli di inventario entrano nell'inventario e pagano solo per tali articoli. Un accurato processo di ricezione dell'inventario contribuisce inoltre a mantenere accurati livelli di inventario.
Arrivo della spedizione
Il primo passo quando si riceve l'inventario si verifica quando il camion arriva al molo della compagnia. Il personale del magazzino incontra il camionista e inizia a scaricare il camion. I magazzinieri scaricano l'inventario dal camion in una posizione specifica all'interno del magazzino. I dipendenti registrano la quantità di ciascun articolo sul documento di spedizione. Sia il dipendente che il camionista firmano il documento verificando la quantità ricevuta.
Confronta i documenti di spedizione
Il dipendente del magazzino confronta diversi documenti per assicurarsi che vengano registrate le quantità corrette. Questi documenti includono l'ordine di acquisto originale, il documento di spedizione e un rapporto di ricezione scritto a mano. Se esistono discrepanze relative a articoli o quantità di magazzino, il dipendente verifica l'inventario ricevuto e scrive manualmente la correzione sul documento.
Magazzino inventario
Dopo aver verificato le quantità ricevute, i dipendenti del magazzino immagazzinano l'inventario sugli scaffali del magazzino. Ogni scaffale del magazzino contiene marcatori che l'azienda utilizza per individuare l'inventario quando necessario. I dipendenti del magazzino scrivono i contrassegni del magazzino sui documenti mentre memorizzano l'inventario.
Inserire la quantità ricevuta al sistema
Il dipendente utilizza i documenti per aggiornare l'inventario ricevuto nel sistema di inventario della società. Dopo aver effettuato l'accesso al sistema informatico dell'azienda, il dipendente inserisce ogni articolo ricevuto, la quantità esatta ricevuta e la posizione del magazzino. Dopo aver inserito tutti gli elementi nel sistema, il dipendente stampa questo rapporto sulla ricevuta di inventario e lo aggiunge al set corrente di documenti. Lei inoltra questo pacchetto al reparto acquisti.
Discrepanze di indirizzo con il fornitore
Quando il reparto acquisti riceve i documenti, esamina eventuali discrepanze rilevate dal dipendente del magazzino. Il venditore invia di solito una fattura all'agente di acquisto che confronta questa fattura con i documenti. Se esistono discrepanze tra la fattura e i documenti, l'agente di acquisto contatta il venditore e negozia l'importo totale dovuto. Una volta che l'agente si sente soddisfatto dell'importo da pagare, lo scrive sulla fattura, approva la fattura e la inoltra per il pagamento.
