Il budget delle forniture per ufficio è una ripartizione dei costi che può fungere da piano di spesa. In forma scritta, il budget specifica in che modo la società spenderà i fondi destinati alle forniture utilizzate nelle operazioni d'ufficio. Il piano dovrebbe essere realistico in modo che possa essere facilmente compreso e rispettato. Il budget delle forniture per ufficio è uno strumento necessario per valutare le spese generali dell'azienda. La preparazione di un budget ti consentirà di gestire i costi in modo efficiente e di mantenere un intervallo di spesa operativa ragionevole che non superi le entrate aziendali. Il budget di base dell'ufficio fornisce generalmente solo le spese che sono assolutamente necessarie per gestire efficacemente un business. Il budget può essere aumentato nel tempo, se necessario, mentre l'azienda cresce.
Rivedi gli articoli per l'ufficio che sono essenziali per la gestione del business. Creare un foglio di calcolo per elencare elementi come penne, vari tipi di carta, pennarelli, matite, inchiostro per stampanti, cucitrici e graffette, fermagli, cartelle di file, forniture per posta, buste e nastro. Assicurati di includere elementi specifici per la tua attività. Ad esempio, se fornisci il backup dei dati o gestisci l'archiviazione multimediale, avrai bisogno di CD o DVD e altri materiali e attrezzature specializzati.
Controlla il costo degli articoli e ottieni una quantità mensile per ogni articolo. Documenta i calcoli sul foglio di calcolo. Aggiungi tutti i singoli numeri per ciascun articolo insieme per il totale del budget mensile. Quindi moltiplicare il totale mensile di 12 per l'importo del budget annuale dell'ufficio. Aggiungi un ulteriore 10 percento per l'espansione.
Ricerca i vari fornitori di forniture per ufficio per trovare i prezzi più convenienti. Crea un foglio di calcolo separato per confrontare i dati di vari fornitori per gli articoli che usi regolarmente per condurre affari. I fornitori indipendenti spesso forniscono preventivi da prendere in considerazione. Calcola le stime del fornitore per il costo medio mensile approssimativo. Includi questi dati più il 10 percento sul foglio di calcolo.
Confronta le stime del fornitore totale con la tua stima attuale e originale. Crea una copia del foglio di calcolo di stima originale dal passaggio 1 per utilizzarlo nel considerare le variazioni di prezzo. Utilizza il nuovo foglio di lavoro come modello per il tuo budget corrente. Modifica i prezzi per gli articoli trovati per meno presso diversi fornitori. Annota il venditore, il prezzo e la data sul foglio di calcolo per il futuro monitoraggio. Considera ogni elemento della lista ed elimina quelli che non sono assolutamente necessari.
Valuta e riesamina il budget su base mensile. Prova a utilizzare uno strumento di budget come quello offerto da Microsoft per gestire le finanze delle forniture degli uffici. Sviluppa un sistema per monitorare costantemente il budget delle forniture per ufficio. Regolare e rivedere regolarmente i prezzi e l'utilizzo delle forniture. Regola il budget in base alle nuove scoperte e ritaglia quando possibile. Se si verificano spese eccessive, adottare misure per trovare riduzioni in altri modi sfruttando le vendite e le offerte di altri fornitori.
