Un comitato di pianificazione degli eventi può rivelarsi utile se sei responsabile di un'attività grande o complicata. Il comitato dovrebbe essere formato in anticipo in modo che possa prendere parte alla pianificazione dall'inizio alla fine. Assumere un ruolo guida quando si tratta di fissare scadenze e reclutare membri del comitato.
Iniziare a fare piani per la commissione mesi prima dell'evento. Stabilire quanto spesso il comitato dovrebbe incontrarsi e mantenere le riunioni al minimo, in modo che le persone non si annoino. Pianifica riunioni extra man mano che l'evento si avvicina.
Stabilire le responsabilità dei membri del comitato e pianificare qualsiasi sottocomitato prima di contattare le persone per unirsi al comitato.
Invita le persone a unirsi al comitato. Concentrati sulle persone che hanno mostrato interesse per l'evento o che hanno esperienza nella pianificazione di eventi simili. Chiedi di persona e dai alla persona tutti i dettagli che hai pianificato fino a quel punto. Invia loro e-mail ringraziandoli per esserti unito al tuo comitato e ricordandogli i dettagli del tuo primo incontro.
Chiedi a ciascun membro di compilare un breve modulo con le informazioni di contatto al primo incontro. Esaminare i programmi di riunione e fornire dettagli sull'evento e eventuali risorse o problemi correnti. Indica dove hai bisogno di aiuto e quali decisioni devono essere prese. Avvicina i sottocomitati e lascia che sia il gruppo a determinare quali membri saranno responsabili di loro. Assegna i presidenti di sottocommissione entro la fine della prima riunione.
