Tutte le organizzazioni senza scopo di lucro hanno uno statuto: un insieme di regole che regolano aspetti quali l'appartenenza, il consiglio di amministrazione o i poteri dell'amministratore, i doveri e la composizione, i funzionari organizzativi e le loro funzioni, l'amministrazione finanziaria e le regole per apportare modifiche o emendamenti al regolamento. I regolamenti non sono documenti pubblici e nessun ufficio governativo lo richiede o li ispeziona… Esistono come una struttura di base o un playbook che descrive come l'organizzazione opererà per garantire l'onestà, la trasparenza e la responsabilità.
Comunicare a tutti i membri del consiglio di amministrazione o ai direttori di una riunione programmata per affrontare le modifiche alla legge locale. La quantità di preavviso richiesta è spesso specificata nello statuto di un'organizzazione stessa. Fornire un preavviso sufficientemente avanzato in modo che nessuno possa accusare l'organizzazione di tentare di escludere qualsiasi persona qualificata dalla partecipazione.
Contare i membri presenti per assicurarsi di avere un "quorum" --- il numero minimo di membri del consiglio di amministrazione o direttori necessari per condurre affari ufficiali. Questo numero di solito è semplicemente la maggioranza dei membri del consiglio di amministrazione o dei direttori, ed è ancora più comunemente specificato nello statuto stesso.
Nominare un membro per prendere appunti dettagliati dell'incontro, a meno che tu non abbia già un Segretario del Consiglio designato come funzionario dell'organizzazione.
Chiama la riunione per ordinare (di solito eseguita dal presidente del consiglio di amministrazione) e introdurre le modifiche desiderate al regolamento. Dedica ampio spazio al consiglio di amministrazione per discutere i cambiamenti, discutere le alternative e porre domande riguardanti i cambiamenti proposti dal regolamento.
Chiama un voto sulle modifiche proposte (di nuovo, solitamente fatte dal presidente del consiglio), con il Segretario che nota l'esito della votazione.
Stampare il regolamento modificato (se le modifiche proposte sono approvate) e distribuirle agli amministratori o ai membri del consiglio di amministrazione. Mantieni una copia aggiuntiva disponibile per l'ispezione pubblica presso la sede centrale della tua organizzazione in ogni momento.
