Anche se hai svolto il tuo lavoro solo per un breve periodo, sai che mantenere record meticolosi, valutare le pratiche di acquisto correnti, cercare nuove relazioni con i fornitori e accertarti che i tuoi sistemi operativi siano progettati in modo efficiente sono le chiavi di un reparto acquisti organizzato. Sia che tu sia appena stato introdotto per trasformare una divisione esistente da caotica a organizzata, o semplicemente vuoi essere certo che tutto si muova in modo efficiente con pochi problemi, questo articolo può indirizzarti nella giusta direzione.
Articoli di cui avrai bisogno
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Computer
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Software
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Documenti d'acquisto
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Manuale di politica
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Operazione di archiviazione / inventario verificata
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Sistema di sicurezza (opzionale)
Iniziare a verificare i file e i metodi del reparto acquisti per valutare il sistema corrente. Monitorare gli articoli ordinati per dipendenti o reparti e verificare le prestazioni dei fornitori autorizzati. Visita i capi dipartimento per discutere le loro precedenti esperienze di acquisto. Ottieni feedback su come migliorare i metodi di elaborazione, tracciamento e realizzazione del dipartimento.
Ottieni il permesso di redigere un nuovo manuale della politica del reparto acquisti in base al feedback ricevuto dai responsabili di reparto se non esiste una guida corrente o è evidente che la versione corrente non funziona. Scrivi, modifica e fai circolare bozze ai responsabili delle decisioni pertinenti. Invia copie della pubblicazione ai manager in modo che abbiano un punto di riferimento per le future richieste di acquisto.
Documenti di audit utilizzati dalla tua azienda per condurre operazioni di acquisto. Rivedere la lingua degli ordini di acquisto, revisionare la documentazione e i moduli per le offerte della propria azienda, valutare la richiesta di fornitura comunale e altri documenti. Apportare modifiche, se necessario, per aumentare la sicurezza e l'efficienza nella consegna degli articoli ordinati.
Riesaminare e analizzare l'inventario dell'azienda dei materiali di consumo attualmente disponibili sul sito o all'esterno del sito. Verificare tutti gli inventari rispetto alla documentazione esistente. Flag overage e carenza di articoli che sono in costante domanda, come forniture per ufficio. Valutare il modo in cui gli acquisti vengono archiviati e recuperati da raccoglitori e confezionatori. Migliorare il modo in cui vengono immagazzinati per ridurre le inefficienze.
Valuta le attuali operazioni di racking, picking e imballaggio, in particolare se la scarsità ha portato a furti, dispersi di scorte e ritardi nell'ottenere forniture ai lavoratori in modo tempestivo. Indagare sulla saggezza dell'installazione di un sistema di sicurezza, se non lo si è già fatto, per fungere da deterrente contro il crimine nelle aree di stoccaggio.
Istituire un programma di controllo della qualità in modo che raccoglitori, confezionatori, contabilità e acquisti ricevano allo stesso tempo informazioni critiche sulle spedizioni di fornitura; in particolare perché le informazioni si riferiscono a ordini arretrati, scioperi del lavoro, merci difettose o danneggiate - circostanze impreviste che possono influire sulla ricezione e sull'erario di materiali che provengono dal reparto acquisti.
Tenersi aggiornati sulle tendenze del settore per apprendere nuove tecniche per l'organizzazione delle operazioni del dipartimento acquisti. Concepisci un rapporto sullo stato di avanzamento della struttura in modo da poter aggiornare metodicamente la gestione sullo stato degli articoli che ordinano, in modo da non passare metà della giornata a rispondere alla stessa domanda: "Quando posso ricevere i taccuini che ho ordinato nel mese di luglio?"
