Insieme al reclutamento e al mantenimento, la formazione è uno dei tre aspetti chiave della gestione efficace dei dipendenti. Prima di sederti per capire cosa debba comportare il tuo programma di formazione per i dipendenti, tuttavia, è utile eseguire un'analisi SWOT dei dipendenti e esaminare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce dell'azienda.
In primo luogo, riunisci il tuo team per creare l'analisi SWOT. Questo può essere un team interfunzionale di manager di diverse aree dell'azienda, ognuno dei quali ha una certa quota nello sviluppo di un ottimo programma di formazione per i dipendenti. Il team potrebbe includere dipendenti che hanno partecipato alla formazione, membri del team di successo che sanno dove si trovano le opportunità o gli esperti di formazione dell'azienda. Oppure il team SWOT potrebbe essere un gruppo più piccolo, forse anche solo una persona, che ha una profonda familiarità con i dipendenti e con le esigenze di formazione dell'azienda. Una squadra più numerosa è generalmente migliore (senza diventare troppo grande), poiché verranno presentate più idee al tavolo.
Prima di iniziare, è importante che ogni membro del team capisca cosa stai facendo e perché lo stai facendo. Tutti i membri del team dovrebbero conoscere non solo il processo SWOT, ma anche il risultato specifico desiderato del processo e l'iniziativa generale di formazione dei dipendenti. Dare a tutti lo sfondo e iniziare.
La maggior parte dei gruppi SWOT ritiene che sia più semplice iniziare con i punti di forza. Questi sono i punti di forza della tua attuale base di dipendenti, le cose che, sebbene possano sempre essere migliorate, i tuoi dipendenti attualmente fanno molto bene. Se i tuoi dipendenti sono tutti socievoli e amichevoli, è un punto di forza. Se inviano regolarmente i rapporti richiesti in tempo, è un punto di forza. I punti di forza sono elementi che probabilmente non necessitano di una priorità elevata per la formazione nel tuo nuovo programma di sviluppo dei dipendenti, al di là di ciò che è già stato fatto per addestrare tali abilità. Fai un elenco completo dei punti di forza dei tuoi dipendenti e assicurati che tutti i membri del team concordino sul fatto che questi sono davvero punti di forza.
Dopo i punti di forza, il punto logico per muoversi è debolezza. Queste sono le aree con il maggior bisogno di miglioramento nei vostri dipendenti, probabilmente le aree che hanno reso la vostra azienda decidere di esaminare la formazione dei dipendenti e il processo di sviluppo in primo luogo. Se un team di assistenza clienti non è in grado di invogliare a cancellare i clienti per stare con la tua attività, questo è un punto debole. Se un responsabile delle operazioni non può leggere un rapporto di profitti e perdite, questo è un punto debole. I punti deboli sono elementi che il team vorrà inserire come priorità nel processo di formazione dei dipendenti. Ancora una volta, crea un elenco completo delle debolezze dei dipendenti e sii sincero.
Nelle analisi SWOT, dove i punti di forza e di debolezza sono generalmente interni, le opportunità e le minacce si trovano guardando al di fuori del gruppo. Sebbene i punti di forza e di debolezza siano ciò che hai visto in passato e che stai vedendo ora, opportunità e minacce sono ciò che stai iniziando a vedere ora, ma ne vedremo altre in futuro. Un'opportunità per un team di vendita, ad esempio, potrebbe essere un nuovo prodotto, una caratteristica o un punto di prezzo che i rappresentanti potranno vendere (il che, in questo caso, fornirebbe ovviamente un'opportunità di formazione dei dipendenti). Un'opportunità per una divisione contabile potrebbe essere un nuovo software fiscale o una nuova disponibilità di archiviazione online, che creerebbe nuovamente un'opportunità di formazione.
Infine, dovrebbe essere considerato un esame realistico e completo delle minacce esterne per completare lo SWOT. Le minacce sono quei programmi, qualità o eventi che si avvicinano ai dipendenti che potrebbero ostacolare l'efficacia o l'efficienza dell'azienda. Ad esempio, il nuovo software fiscale che rappresentava un'opportunità per una contabilità più efficiente poteva essere anche una minaccia; dopo tutto, se i ragionieri non capiscono adeguatamente come usarlo, potrebbe rallentarli. Un concorrente che offre un nuovo punto di prezzo più basso può creare una minaccia per gli addetti alle vendite, in quanto potrebbero perdere le vendite se non sono adeguatamente formati per vendere a un prezzo inferiore.
Una volta che lo SWOT è stato completamente assemblato e il tuo team è d'accordo, inizia la parte più difficile: devi effettivamente utilizzare il documento per riallineare e ricostruire il tuo programma di allenamento. Lo SWOT ha un bell'aspetto sulla carta, ma è inutile se non viene usato correttamente per allineare la formazione dei dipendenti alle esigenze più pressanti dell'azienda. I punti di forza sono aree da rinforzare ma non addestrate come priorità, mentre le debolezze possono essere utilizzate per generare i tuoi argomenti di formazione più importanti. Sebbene i punti di forza e di debolezza dimostrino quale training i tuoi dipendenti fanno e di cui non hanno bisogno ora, opportunità e minacce dovrebbero indicare quale tipo di formazione dovrebbe essere implementata per mantenere la tua attività in un ruolo proattivo, piuttosto che reattivo.
avvertimento
È molto facile, soprattutto nelle impostazioni di gruppo, enfatizzare eccessivamente i punti di forza e sottovalutare le debolezze. L'importanza di una discussione franca, di una valutazione realistica dei tratti e degli atteggiamenti dei dipendenti, non può essere sufficientemente sottolineata.
