Prima che l'e-mail diventasse popolare, le trasmissioni fax rappresentavano l'unico modo per inviare rapidamente comunicazioni scritte. Potrebbero fornire documenti e stampe in pochi minuti su centinaia o migliaia di miglia. Dal momento che le e-mail sono state ampiamente utilizzate, alcune aziende hanno completamente abbandonato i fax. Tuttavia, i fax hanno alcuni vantaggi rispetto alla comunicazione e-mail.
Problemi di carta
Dal momento che le trasmissioni fax utilizzano la carta e l'e-mail no, i problemi con la carta mettono in una posizione svantaggiata le comunicazioni fax. Come le stampanti, i fax possono subire inceppamenti della carta. A differenza delle stampanti, questi inceppamenti carta possono verificarsi in una delle due macchine necessarie per completare una trasmissione fax. Il documento originale può incepparsi nell'apparecchio fax di invio, probabilmente rendendo il documento inutilizzabile se l'inceppamento è abbastanza grave. Sul lato ricevente, la carta stampata può incepparsi nel fax, interrompendo l'intero processo. La macchina ricevente potrebbe anche esaurire la carta, e l'utente a tale scopo potrebbe non rendersi conto che la carta è sparita da un po 'di tempo. Questo ritardo potrebbe far sì che le comunicazioni in funzione del tempo rimangano senza risposta per ore o addirittura per giorni.
Processo in un'unica fase
Uno dei maggiori punti di forza delle trasmissioni fax si verifica quando una persona ha a che fare con un documento firmato o un documento che esiste solo in copia cartacea. Se quella persona desidera inviare il documento in una e-mail, ha bisogno di visualizzare il documento con uno scanner o una stampante multifunzione. L'utente deve quindi modificare l'immagine scansionata prima di scegliere un punto sul disco rigido del computer per salvare il documento scansionato. Quando la persona invia l'e-mail, il file di scansione deve essere allegato all'e-mail. Al contrario, una persona che utilizza un apparecchio fax inserisce semplicemente il documento nella macchina e preme alcuni tasti per inviarlo alla parte ricevente.
La modifica
I documenti inviati tramite e-mail possono essere modificati da un utente, mentre i documenti inviati via fax non possono. Nelle situazioni in cui le due parti collaborano a un progetto, la possibilità di modificare il documento facilita tale collaborazione, consentendo a entrambi gli utenti di apportare rapidamente modifiche. Se le due parti sono impegnate in una relazione contraddittoria, una trasmissione fax potrebbe essere più attraente. La natura del documento fax cartaceo rende più difficile alterare il documento per diffamare o manipolare l'altra parte.
Combinazione
Molti computer e stampanti oggi possono inviare sia fax che e-mail. Ciò significa che i file digitali possono essere inviati da un computer a un apparecchio fax, dove viene consegnato come documento cartaceo. Questi computer e stampanti possono anche ricevere trasmissioni fax da apparecchi fax, fornendo i vantaggi sia di fax che di posta elettronica.
