Un PO coperto, o un ordine di acquisto, è un contratto vincolante per l'acquisto di beni o servizi ad un prezzo stabilito e per un determinato periodo di tempo. Una PO coperta aggiunge certezza a un'azienda. Ci sono molti vantaggi nell'utilizzare questa forma di commercio. Le agenzie governative o un'impresa privata possono utilizzare un PO coperta.
Inventario
L'ordine di acquisto rende più facile per i dipendenti dell'acquirente calcolare i livelli di inventario appropriati e sapere quando è il momento di riordinare i materiali di consumo. L'OP consente a un acquirente di controllare meglio i costi istituendo misure di risparmio dei costi come un sistema di inventario just in time.
Risparmi
La sollecitazione delle offerte consente ai potenziali venditori di ritenere che i concorrenti abbiano pari opportunità sul business. La concorrenza aggiunta significa prezzi favorevoli all'acquirente. Con un prezzo stabile per un determinato periodo di tempo, l'OP funge da copertura contro l'inflazione. L'aumento della concorrenza consente inoltre all'acquirente una maggiore influenza nella negoziazione di termini contrattuali migliori.
Certezza
Le aziende come certezze. Con una PO coperta, esiste una certezza sia per il fornitore che per il fornitore in merito al costo dei beni o dei servizi. Entrambe le parti hanno certezza riguardo a quantità, prezzo, requisiti di consegna e termini di pagamento. Il fornitore è certo delle entrate che arrivano alla sua attività. Se l'ordine è abbastanza grande e l'acquirente è una società nota, il venditore può essere in grado di utilizzare le OP per stabilire una linea di credito.
Il processo di acquisto
Mettere insieme una PO coperta codifica il processo di acquisto. Questo riduce il tempo speso per le offerte di ordine ripetitivo e consente agli acquirenti di concentrarsi su altre attività. Una PO coperta aumenta anche i contatti di rete del fornitore per transazioni future. Questo lascia una chiara pista di controllo. Durante il processo di offerta, i venditori possono offrire articoli sostitutivi che potrebbero essere migliori dell'originale.
