Tutte le organizzazioni richiedono una buona gestione dei record, dal momento in cui i record vengono generati fino a quando non vengono eliminati dal sistema. Sistemi di archiviazione inesistenti o mal pianificati comportano difficoltà nell'archiviazione e nel reperimento di record o nella mancanza di efficienza nella gestione del flusso di informazioni. Possono anche impostare problemi legali a causa della perdita di dati o di una registrazione scorretta. I sistemi di archiviazione ben progettati utilizzano etichette in codice alfabetico, alfanumerico o numerico, generando una gestione efficiente dei record e producendo organizzazioni gestite più professionalmente.
Spiegazione dei sistemi di archiviazione numerica
I sistemi di archiviazione numerica assegnano numeri a ciascun file o record contenente informazioni. La numerazione può essere ricavata dal record stesso (cioè dai numeri dell'ordine di acquisto), numerando i file in ordine di generazione di record (da 1 a 1.000), usando la numerazione sezionale dove i file sono numerati in sezioni - o categorie - come 100, 200, 300, ecc.., appartiene a sottotitoli di soggetti specifici o utilizza decimali (simile al sistema decimale Dewey). I sistemi di archiviazione numerica includono spesso un indice di file per facilitare il recupero dei record.
Ordine di organizzazione e mantenimento
La codifica numerica consente lo spostamento di intere sezioni di record mantenendo il corretto sequenziamento. Le registrazioni sono archiviate consecutivamente, da destra a sinistra e dall'alto in basso. I file numerici sono organizzati in ordine crescente, crescente, dal più basso al più alto. I file duplex numerici hanno due o più set di numeri, separati da trattini, virgole o spazi e archiviati dal set di apertura seguito da numeri successivi. File di indice cronologico-numerico per anno, mese e giorno.I sistemi numerici a cifre al terminale consentono di raggruppare i file sugli scaffali, organizzare i file in base all'ultimo numero (da due a quattro cifre) dell'elemento di archiviazione principale e archiviare i record consecutivamente in base all'ultimo numero, al numero centrale e al primo numero. I requisiti di spazio su scaffale sono facilmente determinati raggruppando i record in sezioni numeriche: 10, 100, 1000 di record per scaffale o scaffalatura. Inoltre, l'organizzazione dei record è ulteriormente potenziata dall'indicizzazione dei file.
Precisione
Sistemi di archiviazione ad alto volume: i file recuperati e ripubblicati frequentemente, combinati con etichette con codice colore, velocizzano il recupero e la ripubblicazione dei file e eliminano la confusione laddove il numero cade in sequenza. Nei sistemi a cifre terminali, ad esempio, il numero finale è codificato con un colore, il numero centrale ottiene un colore separato e il primo numero ottiene il proprio colore. Come cambia il primo, il medio e l'ultimo, cambia anche il colore. Il colore funge da indizio visivo per aumentare la velocità e l'efficienza nel deposito.
Velocità di archiviazione
I sistemi di archiviazione numerica combinati con la codifica a colori aumentano la velocità di archiviazione e recupero dei record - anche quando si recupera un file significa fare riferimento a un indice per identificare il numero del file - perché l'archivista ha una consapevolezza immediata della posizione del file per gruppo. Nel caso di fusioni organizzative, in cui le singole organizzazioni dispongono di sistemi di numerazione diversi, non è necessario modificare i codici numerici. L'aggiunta di file alla stanza dei file è più veloce perché i file numerati più piccoli (a 6 cifre) sono archiviati a sinistra dei file numerati più alti (7 cifre).
riservatezza
I sistemi di archiviazione numerica identificano positivamente i record specifici mantenendo al contempo la riservatezza, che è particolarmente importante nelle registrazioni mediche, dei clienti e dei dipendenti, eliminando eventuali indicatori di identità personale. I sistemi di archiviazione numerica sono facilmente conformi alle regole HIPAA.
