Spesso negli affari, ci viene richiesto di includere una lettera di accompagnamento che accompagnerà un rapporto più ampio che potrebbe essere inviato per posta, consegna speciale o anche e-mail. Una lettera di presentazione formale ha uno scopo ben preciso e dovrebbe essere scritta in modo tale da introdurre e descrivere i contenuti, reiterare il tema saliente della relazione, nonché indicare i prossimi passi o le azioni da intraprendere.
Scrivere una lettera di copertura del rapporto
Utilizzare la carta intestata dell'azienda per comporre la lettera di accompagnamento di un rapporto in ossequio all'importanza del documento che accompagna. Anche se si utilizza l'e-mail stazionaria, trattarla come una lettera di accompagnamento cartacea includendo un'immagine del logo aziendale sulla pagina di posta elettronica.
Includere la data del giorno e le informazioni sull'indirizzo, compresi nome e cognome, titolo, ragione sociale, via e indirizzo, codice postale. Usa il saluto "Caro" seguito da un saluto formale come le sigle Sig., Sig.ra o Sig.ra, se l'individuo è estraneo o "Caro" con il nome e / o cognome del destinatario se l'individuo è conosciuto.
Indicare lo scopo della lettera nel corpo della lettera usando le parole come "Questa lettera fornisce il (nome del rapporto) per la tua recensione o commento (o qualsiasi altra cosa l'azione desiderata). Usa questa opportunità per riassumere brevemente di cosa tratta il rapporto. Cerca di riassumere lo scopo del rapporto nel modo più sintetico possibile - in massimo una o due frasi.
Notare la conclusione del report qui mentre non si svela l'essenza dei risultati del report. Vuoi che il lettore legga il rapporto reale e non solo la lettera di presentazione. La lettera di presentazione dovrebbe stimolare l'appetito del lettore per ciò che si troverà nella relazione finale.
Avere una conclusione formale o la sezione dei passaggi successivi in cui si specifica quali sono le azioni desiderate dal destinatario. Vuoi che accedano al documento o firmino il documento o coordinino una riunione più ampia per presentare i risultati? Sii molto specifico sui prossimi passi e sul giorno e la data se è necessaria un'azione sensibile al fattore tempo.
Concludere la lettera di accompagnamento con un formale avviso come Cordialmente, Molto sinceramente o Cordiali saluti. Includere il nome e il titolo dell'autore della lettera. Elencare i nomi di altre persone che riceveranno il rapporto e la lettera di accompagnamento in un elenco di cc.
