Generalmente una proposta dipartimentale viene utilizzata per ottenere risorse per un programma nuovo o ampliato, un nuovo servizio o un diverso modo di fare affari correnti che richiederà l'approvazione per spendere l'allocazione del budget del dipartimento. Deve essere abbastanza breve da rispettare il tempo del decisore, ma abbastanza completo da ottenere approvazione. Una proposta può essere una risposta a una richiesta di proposta (RFP), oppure potrebbe non essere richiesta.
Preparazione della proposta
Fai la tua ricerca Leggi attentamente la RFP o la guida alla proposta dipartimentale. Sapere cosa stanno chiedendo (formato, lunghezza, numero di sezioni). Segui le istruzioni con precisione; non improvvisare
Sapere chi stai presentando la proposta a: l'amministratore delegato, il consiglio di amministrazione o un dirigente di reparto. Avrai bisogno di presentare la proposta al loro punto di vista. L'amministratore delegato avrà bisogno di una visione più strategica, mentre il manager richiederà ulteriori dettagli procedurali. Il consiglio di amministrazione sarà composto da entrambi, quindi entrambi gli obiettivi dovrebbero essere ben documentati.
Leggi il piano strategico dipartimentale o equivalente. Dovrai mostrare in che modo la tua proposta soddisfa un obiettivo strategico o un risultato chiave. Leggi tutti i documenti dipartimentali pertinenti, in particolare quelli che fanno riferimento all'area in cui lavori.
Sviluppo della proposta
Inizia con una cronologia del problema che risolverai, o il servizio che renderai. Descrivi la necessità o fornisci un'analisi dei bisogni. Mostra la tua comprensione della struttura dipartimentale e dove questa proposta si adatta.
Identifica i benefici della tua proposta - quantitativamente se possibile. Evidenzia i punti di forza e le opportunità quantitativamente e mostra soluzioni a punti deboli e minacce. Descrivere le opzioni e le possibili alternative in termini di costi e benefici relativi. Fare un'analisi dei rischi; includere considerazioni legali e identificare soluzioni ai rischi identificati. Indica la tua opzione preferita e mostra perché.
Identificare le risorse umane e materiali che saranno richieste per l'opzione raccomandata, in termini di numero e costo. Assicurati che tutte le tue affermazioni siano accurate e disponi delle risorse per fornire i risultati promettenti.
Indicare chiaramente l'intervallo di tempo del lavoro. Includere una struttura di base per la ripartizione del lavoro o un diagramma di Gantt, che sono entrambi strumenti di gestione del progetto. Se non conosci loro, trova un collega che lo è. Assicurati di includere i nomi di tutti i colleghi che forniscono un aiuto significativo, verbalmente o nella proposta.
Prima di presentare la proposta, metterla da parte per 24 ore. Leggi attentamente e identifica eventuali punti deboli; stringere la grammatica. Chiedi a qualcuno di cui ti fidi di rileggere e riscrivilo se necessario.
Crea un sommario esecutivo. In una pagina o meno, indicare le parti importanti della proposta. Metti questo come prima pagina. La seconda pagina dovrebbe essere un indice o un sommario accurato.
Suggerimenti
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Se devi presentarti di persona, pratica la presentazione di fronte a uno specchio o presentala a un collega come a una corsa a secco.
Non promettere mai ciò che non puoi consegnare o fare affermazioni infondate o false.
