Redigere un certificato di lavoro è un compito comune delle risorse umane. Tuttavia, generalmente non è una buona idea fornire informazioni sugli attuali o passati dipendenti per telefono. Per prima cosa, non hai modo di verificare l'identità del chiamante. Per un altro, dare informazioni al telefono viola i controlli sulla privacy che la maggior parte delle aziende ha messo in atto. Un'opzione migliore è richiedere l'autorizzazione scritta da parte del dipendente e quindi fornire informazioni sull'occupazione per iscritto.
Perché un certificato di assunzione?
Le aziende e gli individui che prendono decisioni basate in parte sull'impiego o sul salario in corso o passato hanno bisogno di un modo per verificare le informazioni fornite da un dipendente. Le più comuni sono banche e altri istituti di credito, proprietari di case, agenzie di personale e altri potenziali datori di lavoro. Lenders e proprietari di case di solito hanno solo bisogno di verificare lo stato di occupazione e gli stipendi o il salario. Le società di noleggio possono richiedere informazioni relative a presenze, ruoli di lavoro e mansioni. La tua politica di verifica determinerà quante informazioni la tua azienda è disposta a fornire.
Standard contro verifica formale
Le informazioni che inserisci in un certificato di lavoro spesso dipendono dal fatto che stai creando un certificato standard o formale. Entrambe le versioni dovrebbero essere su carta intestata aziendale ufficiale e includere la data, il titolo e la firma della persona che ha emesso la verifica. Un certificato standard, come quello che un proprietario di abitazione potrebbe richiedere, in genere include il nome di un dipendente, lo stato di occupazione, il titolo di lavoro corrente e lo stipendio annuo di base. Un certificato formale rilasciato a un prestatore potrebbe anche includere il numero di previdenza sociale dell'impiegato e un timbro o timbro ufficiale dell'azienda da un notaio.
Formato e stile
Un certificato di lavoro non ha un layout standard. Utilizzando un foglio di carta standard da 8,5 pollici per 11 pollici, imposta l'orientamento della pagina su orizzontale e i margini su 0,5 pollici per rendere la verifica più simile a un certificato tradizionale. Impostare l'orientamento su verticale e utilizzare i margini standard da 1 pollice per l'aspetto di una lettera commerciale. Centra la carta intestata, che dovrebbe includere la ragione sociale e le informazioni di contatto, quindi inizia a inserire le informazioni di verifica. È possibile formattare il certificato come tabella e immettere ciascuna informazione su una linea separata a doppia spaziatura. Sul lato sinistro, inserisci etichette come "Dipendente", "Posizione attuale" e "Reddito annuale". Aggiungi le informazioni appropriate sul lato destro.
Opzioni di consegna
Le opzioni di consegna sono spesso diverse per i certificati standard e formali. Per un certificato standard di lavoro, la maggior parte delle aziende invierà per posta, fax o e-mail le informazioni a un destinatario. Quando un certificato formale include un numero di previdenza sociale, la maggior parte delle aziende invia le informazioni tramite la posta degli Stati Uniti. È inoltre possibile consentire ai dipendenti di ritirare e consegnare il proprio certificato. Se notificare a un dipendente che hai consegnato un certificato dipende dalle dimensioni della tua attività e da quante richieste ricevi per questo servizio.
