Diverse situazioni possono richiedere all'utente di scrivere una lettera di certificazione, come la verifica dell'occupazione di un lavoratore o il completamento di un corso da parte di uno studente. Le lettere di certificazione sono fondamentalmente lettere di conferma e idealmente dovrebbero essere dirette e concise. Se è necessario presentare una lettera di certificazione per qualsiasi scopo, utilizzare un formato lettera commerciale standard ed essere il più specifici possibile. Poiché questo tipo di lettera può essere usato come un documento ufficiale, è importante che l'informazione sia esplicita e il linguaggio chiaro.
Digita la lettera su carta intestata con la tua carta intestata professionale. Se non ne hai uno, crea un'intestazione nella parte superiore del documento che includa il tuo nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email professionale.
Doppio spazio e digitare la data corrente. Doppio spazio ancora e digitare il nome del destinatario e il suo titolo di lavoro, il nome della sua società e l'indirizzo della società.
Aprire con un saluto formale, indirizzando il destinatario per nome con il prefisso appropriato. Ad esempio, "Gentile Sig. Jones".
Digitare una riga dell'oggetto e una breve intestazione che indica a quale lettera si riferisce. Ad esempio: "Oggetto: lettera di certificazione dell'impiego per Mary Charleston".
Digitare un paragrafo introduttivo e spiegare esattamente cosa si sta certificando. Se la questione riguarda nomi di persone o società e date, includile qui. Ad esempio: "Questo è per certificare che Mary Charleston è stata impiegata da Roberts Bank dal 3 novembre 2008 al 4 marzo 2010."
Scrivi un secondo paragrafo e spiega su quale autorità stai scrivendo la lettera; in altre parole, perché sei l'individuo chiamato a certificare la richiesta. Nell'esempio precedente, il mittente potrebbe essere il capo della signora Charleston alla Roberts Bank.
Ringrazia il destinatario per il suo tempo e termina con una chiusura formale, ad esempio "Cordialmente". Doppio spazio due volte e inserisci il tuo nome. Stampa la lettera e firma il tuo nome sopra il tuo nome digitato.
