Molte persone non leggeranno le istruzioni se non come ultima risorsa. Una volta che le persone li leggono, sono utili solo se sono scritti in un linguaggio chiaro e conciso. Quando capisci il tuo pubblico, sarai meglio preparato a fornire un'introduzione, seguito dalle istruzioni.
Studia il tuo pubblico
Le istruzioni di solito dicono a un lettore come fare, costruire, utilizzare o mantenere un prodotto o una procedura. In primo luogo, qualifica il tuo pubblico previsto per sapere quanto bene capiscono l'argomento. Ad esempio, se stai scrivendo le istruzioni per i nuovi assunti, dovrebbero essere scritti in un linguaggio semplice, mentre le istruzioni per l'alta dirigenza potrebbero includere più gergo del settore. Utilizzare un linguaggio appropriato per i lettori e includere tutti i dettagli necessari per eseguire l'attività.
Creare un'introduzione
Molto spesso i lettori saltano un'introduzione narrativa e passano direttamente alle istruzioni. Un modo per aiutare i lettori a passare attraverso le introduzioni è scrivere una spiegazione o una ragione per le istruzioni in un elenco numerato anziché in un paragrafo. I lettori sono più propensi a rivedere l'elenco. Includi lo scopo delle istruzioni, chi dovrebbe leggere il documento e ciò che include, ciascuno sotto un titolo separato. Questa introduzione dà anche ai lettori un'idea di ciò che non è coperto.
Usa la voce attiva
Evita di utilizzare la voce passiva, ad esempio "Il filo bianco deve essere inserito nella presa A." Invece, scrivi le istruzioni come comandi che richiedono la voce attiva, come "Inserisci il filo bianco nella spina A." Sia che tu stia scrivendo una lista, una narrazione o un opuscolo, suddividere frasi lunghe con più passaggi in brevi istruzioni che sono elencate sotto i titoli. Spezzare frasi che includono la parola "e" in frasi separate più brevi. Invece di scrivere "Il cavo deve essere collegato e inserito nella presa rossa", scrivi due frasi che iniziano con i verbi di azione, ad esempio "Unisci il cavo. Posiziona il cavo impiombato nella presa rossa. "Una voce chiara e in grassetto potrebbe dire qualcosa come" Hook Up the Wires ".
Azioni separate da informazioni esplicative
Molto spesso, le istruzioni necessitano anche di spiegazioni. Scrivi commenti esplicativi in due modi. In grassetto le istruzioni reali in modo che si distinguano, o fornire spiegazioni in una colonna separata per riferimento. Una tattica consiste nel posizionare i passaggi su un lato del documento, con le spiegazioni in un breve paragrafo in una colonna affiancata. Un altro modo più efficace è quello di mettere in grassetto le istruzioni effettive e completare il passo scrivendo la spiegazione. Ad esempio, "Premere il pulsante rosso per tre secondi (in grassetto). Questo permetterà alla luce di attivarsi."
