Organizzare uno studio legale è un ottimo modo per i paralegali, i segretari legali e gli assistenti legali per sostenere gli avvocati. Nei piccoli uffici legali, gli avvocati potrebbero persino dover organizzarsi da soli. La maggior parte degli uffici legali dispone di un sistema di archiviazione centralizzato e i file dei casi vengono verificati dagli avvocati solo quando necessario per il lavoro del caso. Poiché gli avvocati passano il loro tempo a incontrare i clienti, a partecipare a procedimenti giudiziari, a depositare e ad eseguire altri casi di lavoro, dipendono dall'organizzazione degli uffici per trovare documenti in caso di necessità.
Casi potenziali
Ogni avvocato dello studio legale ha bisogno di un sistema per tenere traccia delle informazioni relative a casi potenziali.Jim Wirken, procuratore civile e presidente del consiglio di amministrazione del Wirken Law Group di Kansas City, raccomanda l'uso di un modulo chiamato Prospective New Matter Report. Questo modulo standard aiuta un avvocato a tenere traccia delle informazioni di un potenziale cliente, a prendere appunti sulle conversazioni relative all'argomento e a registrare il tempo dedicato alla consulenza in merito. Se un file del caso viene aperto in seguito, un avvocato o un addetto all'assistenza può utilizzare questo modulo per creare un file cartaceo e un nuovo file in un sistema di database di gestione dei casi.
Organizzazione file
L'organizzazione dei file è la chiave per organizzare uno studio legale. Questo processo è importante per l'organizzazione dei file del caso e per l'organizzazione dei record contabili. L'organizzazione dei file aiuta anche le percezioni dei casi di negligenza da parte degli studi legali e facilita la fidelizzazione dei clienti. Per i file cartacei, un ufficio legale dovrebbe sviluppare un sistema per organizzare ogni cartella di file. Ad esempio, in ogni sezione di un file, lo stesso tipo di documenti deve essere inserito ogni volta. In ogni sezione, i documenti potrebbero richiedere schede colorate (con numeri o date) per indicare dove inizia e termina ciascun documento. Le carte devono essere archiviate in ordine cronologico, sia con il documento più recente in cima o sul retro di ogni sezione.
Uno studio legale può sviluppare una guida alla cartella di file e fornirla a tutti i dipendenti. I nuovi archivisti potrebbero aver bisogno di formazione per comprendere la guida ai file. Gli avvocati e il personale di supporto legale dovrebbero fare affidamento sul personale di deposito professionale per la maggior parte dei compiti di archiviazione.
Archiviazione elettronica dei dati
Un'organizzazione può anche utilizzare un sistema di database di gestione dei casi per tenere traccia delle informazioni relative al caso e alla contabilità. Alcuni sistemi di gestione dei database includono la possibilità di allegare fax, documenti elettronici e documenti scansionati ai file del caso nel database elettronico. Alcuni sistemi di database sono particolarmente utili per attività non di routine, come la verifica che un avvocato abbia un conflitto di interesse nel rappresentare un cliente (che potrebbe portare a una violazione etica).
Dipendenti e avvocati dovrebbero ricevere una formazione su come utilizzare questo sistema di gestione del database per memorizzare elettronicamente le informazioni. Un ufficio legale potrebbe voler limitare i profili degli utenti che possono inserire o eliminare record per evitare di perdere informazioni importanti sui clienti.
