Kaizen è una filosofia aziendale giapponese che ruota attorno al concetto di miglioramento continuo, il progresso monitorato di un'organizzazione rispetto a un obiettivo prefissato. Mentre alcuni praticanti kaizen come Masaiaki Imai hanno presentato specifici modi in cui questa filosofia è stata applicata, non esiste un metodo passo-passo che spiega come condurre una riunione kaizen. Piuttosto, l'enfasi del metodo kaizen è volta a ristabilire il valore dei principi condivisi: lavoro di squadra, comunicazione, flessibilità, adattabilità, impegno e qualità. È attraverso il processo di questa affermazione collettiva che si può ottenere una produzione snella.
Determinare lo scopo dell'incontro. In kaizen, gli incontri sono o per la pianificazione del progetto, che include la fissazione degli obiettivi e la divisione delle funzioni, o la revisione del progetto, durante il quale i membri del team riferiscono di successo e difficoltà al team.
Invita tutta la squadra alla riunione. Non omettere il personale periferico dalla partecipazione; la loro inclusione aiuta a mantenere tutti i tuoi colleghi nel ciclo.
Invitare i project manager di progetti correlati a partecipare alla riunione per favorire un senso di integrazione orizzontale e di comunità all'interno dell'azienda.
Benvenuto ai partecipanti all'incontro. Fornire tag nominativi e assegnazioni di posti secondo necessità. Assicurati di prenotare un luogo che massimizzi l'interazione faccia a faccia. Per un piccolo gruppo, un tavolo rotondo o ovale è il migliore.
Pubblica gli obiettivi dell'incontro in una posizione di rilievo. Leggi gli obiettivi del gruppo e rispondi alle brevi domande necessarie per chiarimenti.
Chiedi l'input dal gruppo sull'obiettivo. Ad esempio, un obiettivo settimanale è stato raggiunto o superato? Fornire più mezzi ai partecipanti per dare il loro contributo; le idee possono essere condivise tramite una presentazione delle mani, commenti orali, dichiarazioni scritte o una tabella di brainstorming comunale.
Raccogli l'input e ridimensionalo nel gruppo. Non omettere commenti negativi o enfatizzare eccessivamente il positivo. I commenti negativi possono essere rivelatori, attirando l'attenzione sulle aree che richiedono miglioramenti.
Stabilire o riaffermare obiettivi a breve termine. Annota le attività e i sotto-obiettivi sulle carte note. Fornire a ciascun partecipante una carta per appunti che informa ciascuno dei propri obiettivi e doveri personali.
Rispondere a qualsiasi dubbio o domanda persistente.
Suggerimenti
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Guida la discussione della riunione in modo che tutte le preoccupazioni vengano affrontate, anche se la tua prospettiva come leader del progetto rende difficile vedere la validità di queste preoccupazioni.
Ci sono quattro fasi principali in un processo kaizen: percezione, sviluppo di idee, processo decisionale e implementazione. Le riunioni possono svolgersi in corrispondenza di una qualsiasi di queste frasi e possono essere personalizzate per uno qualsiasi di questi processi. Ad esempio, un incontro all'inizio di un progetto potrebbe concentrarsi sulla revisione dei problemi esistenti e sull'osservazione degli effetti della cultura aziendale.
