I sistemi informativi contabili (AIS) hanno rivoluzionato il modo in cui il business viene svolto in una prospettiva globale. Una volta che le informazioni finanziarie sono state inserite nell'AIS, i rendiconti finanziari e le dichiarazioni possono essere generati a più livelli aziendali per garantire la redditività.
Affinché il software AIS possa presentare relazioni e dichiarazioni finanziarie accurate, le informazioni contabili devono essere inserite nell'AIS in modo corretto ed efficiente.
I fatti
I sistemi informativi contabili (AIS) valgono solo quanto le informazioni inserite nel sistema. Mentre il software AIS computerizzato ha notevolmente ridotto le ore lavorative necessarie per registrare e catalogare le informazioni contabili, il software deve comunque essere esaminato e mantenuto quotidianamente per la registrazione delle transazioni finanziarie.
Tutte le transazioni finanziarie hanno tre requisiti principali per garantire una corretta contabilità delle operazioni aziendali: tempestività, accuratezza e validità. Se le transazioni finanziarie non riescono a soddisfare queste linee guida, le informazioni inserite nel software AIS porteranno a rendiconti finanziari e fallimenti AIS impropriamente preparati.
Tempestività
Tutte le transazioni finanziarie dovrebbero essere puntuali; i ricavi e le relative spese si verificano nello stesso periodo, le fatture sono registrate nel mese in cui sono ricevute e le registrazioni mensili di chiusura sono effettuate prima della chiusura del periodo contabile nell'AIS.
Consentendo che le informazioni finanziarie da inserire nell'AIS in diversi periodi contabili o nei mesi di calendario distorceranno le relazioni finanziarie prodotte dall'AIS. Creerà inoltre rendiconti finanziari che non riflettono adeguatamente le entrate e le spese occorse durante il periodo contabile.
Precisione
Una volta ricevute le transazioni finanziarie in modo tempestivo, devono essere ispezionate per verificarne l'accuratezza. Rapporti sui costi del lavoro, esborsi in contanti e incassi devono essere esaminati per garantire che gli importi indicati nei documenti siano accurati. La revisione delle transazioni finanziarie può portare ad una revisione di altre funzioni contabili se vengono commessi errori consistenti.
Se informazioni errate vengono pubblicate nell'AIS, è necessario eseguire riconciliazioni dell'account per trovare errori nelle transazioni finanziarie.
Validità
Misurare le transazioni finanziarie per la validità è un passo importante quando si registrano le informazioni nell'AIS. I requisiti di validità sono soddisfatti una volta che una transazione viene determinata per essere precisa, affidabile e pertinente alle operazioni aziendali. Le verifiche effettuate da società esterne di contabilità si concentrano di solito sulla validità delle informazioni finanziarie inserite nell'AIS; la registrazione di informazioni non valide è un errore critico e verrà elencata come mancanza di contabilità nei report di audit.
Contabilità del flusso di lavoro
Le informazioni finanziarie devono seguire i passi necessari per soddisfare i requisiti di tempestività, accuratezza e validità. Ogni ufficio contabile dovrebbe disporre di un flusso di lavoro per garantire che tutte le transazioni finanziarie possano essere inserite nell'AIS e che i report finanziari vengano eseguiti prima della fine del periodo contabile. Flussi di lavoro efficienti avranno inoltre la gestione di ogni documento una sola volta durante ogni processo, eliminando l'aumento del lavoro attraverso la gestione eccessiva delle transazioni finanziarie.
Frode intenzionale
Sebbene le transazioni finanziarie possano soddisfare i requisiti contabili di tempestività, accuratezza e validità, alcune aziende si impegnano in frodi volontarie per promuovere la salute finanziaria della loro azienda. Il software AIS era inteso come un record computerizzato che è difficile da manipolare, ma può ancora essere fatto. Utilizzare account speciali che nascondono le transazioni, creare entità separate per nascondere il debito e utilizzare ex revisori per progettare una società AIS sono tutti modi per creare informazioni fraudolente con un AIS.
