Le comunicazioni aziendali formulate in modo efficace sono mirate, professionali e facilmente comprensibili. Consentono al destinatario di recepire il messaggio senza indovinare l'intento dello scrittore, trasporre parole malriposte o decifrare frasi mal costruite. I messaggi disturbati da errori sono uno spegnimento per i lettori interni ed esterni. La scarsa grammatica è spesso associata all'ignoranza o alla mancanza di rispetto per le regole stabilite, così come la pigrizia o la fretta. Le aziende dovrebbero sforzarsi di creare messaggi attenti e raffinati che rappresentino il loro impegno per la precisione e la completezza.
Invio di messaggi corretti
Una scelta efficace delle parole significa la differenza tra la chiara comprensione dei messaggi e la confusione. Le frasi che i lettori devono riletto per chiarezza possono segnare la fine della lettura attiva, che è controproducente per l'obiettivo della scrittura aziendale. La scrittura aziendale non riguarda lo spasso del lettore con parole grandi e complesse costruzioni di frasi. Si tratta di superare un punto, usando i mezzi più efficaci. Fornire istruzioni concise e attuabili quando si impartiscono istruzioni facilita la frustrazione e aumenta la conformità del lettore. Lasciare messaggi aperti all'interpretazione spesso significa guai, poiché i lettori possono creare le proprie regole o ignorare del tutto le direttive confuse.
Stabilire la credibilità
Le prime impressioni significano molto. Immaginate di ricevere una pubblicità per il "Tutoraggio della pace della mente" che recita "Servizio di tutoraggio della mente". Consentire documenti inadeguati per evadere dalle ispezioni finali dà un'impressione negativa, rovinando le opportunità per le imprese di mostrare la loro attenzione e affidabilità, rendendola più facile per i concorrenti perspicaci capitalizzare su questi errori.Mentre errori di utilizzo come la digitazione di "buffet del deserto" invece di "buffet di dolci" possono eludere un correttore ortografico, gli occhi umani addestrati dovrebbero cogliere questi reati grammaticali.
Comunicazione interna
I dipendenti desiderano trasparenza e apertura dai loro datori di lavoro. Vogliono le informazioni giuste la prima volta. L'invio di e-mail di massa contenenti errori di trasposizione in date di formazione o la distribuzione di manuali contenenti gergo crea caos. Spreca anche tempo, perché correggere gli errori toglie le altre funzioni aziendali. Anche quando gli errori sono facilmente correggibili, il loro impatto è ancora reale. Una cattiva grammatica all'interno delle comunicazioni aziendali interne può ridurre il morale e la motivazione dei dipendenti a rimanere orientati ai dettagli durante il completamento delle mansioni lavorative.
Comunicazione esterna
La qualità delle comunicazioni aziendali esterne aiuta i clienti a creare impressioni sulle aziende. I clienti preferiscono condurre affari con organizzazioni professionali e ben gestite. Gli annunci visivamente accattivanti o le lettere formattate correttamente perdono la loro scintilla quando i clienti scoprono errori grammaticali. Mentre la maggior parte dei clienti non affollerà un'azienda con telefonate riguardanti grammatica scadente in corrispondenza, ricorderanno i reati. Alcuni potrebbero persino fare la loro missione di allertare altri clienti per evitare i trasgressori.
