La responsabilità principale di un agente di acquisto è garantire una fornitura e una qualità sufficienti dei materiali richiesti al miglior prezzo possibile. L'attenzione si concentra sulla qualità, sulla disponibilità dei materiali, sull'investimento dell'inventario e sui prezzi. Nel definire gli obiettivi, l'agente di acquisto dovrebbe rimanere focalizzato sulle attività e le metriche che guidano il miglioramento delle prestazioni in queste quattro aree.
Qualità
Qualunque cosa stiamo comprando, ci aspettiamo la qualità. I materiali devono essere conformi alle specifiche per essere utili. Spesso il costo di una scarsa qualità supera il costo effettivo del materiale. La scarsa qualità può comportare la perdita di manodopera, richieste di risarcimento, eventualmente anche infortuni. L'agente di acquisto dovrebbe disporre di una metrica di qualità del fornitore per garantire che i fornitori scelti soddisfino gli standard. La metrica dovrebbe acquisire il numero di prodotti difettosi ricevuti dal fornitore in percentuale del totale dei prodotti ricevuti. Un obiettivo dovrebbe essere stabilito con ciascun fornitore. I numeri dovrebbero migliorare ogni anno.
Disponibilità materiale
Due aspetti della disponibilità materiale meritano di essere misurati. Il primo si concentra su quante carenze di materiale si verificano. È necessario misurare questo per capire se l'agente di acquisto stia ordinando quantità appropriate di materiale al momento giusto. In caso contrario, il responsabile degli acquisti dovrà intervenire. se un negozio di alimentari esaurisce un prodotto e si verifica per due ore una volta ogni cinque anni, non attirerebbe l'esame accurato se durasse per tre giorni e si verificasse ogni due settimane.
Il secondo aspetto è l'affidabilità delle consegne dei fornitori. Questo viene misurato confrontando le spedizioni dei fornitori con gli ordini di acquisto. Se il fornitore spedisce la quantità corretta in tempo, l'ordine è considerato "perfetto". Se la quantità o la data di consegna non corrisponde all'ordine di acquisto, questo verrà considerato come "mancante". Come per la qualità, gli obiettivi dovrebbero raggiungere gli obiettivi aziendali e mostrare un miglioramento continuo.
Inventario Investimento
Mentre un agente di acquisto ha la responsabilità di garantire che siano disponibili forniture adeguate, è importante che anche loro siano ritenuti responsabili per mantenere basso l'inventario. Poche aziende hanno risorse illimitate per investire nell'inventario. Pertanto, l'agente di acquisto deve garantire che il valore totale dell'inventario sia mantenuto entro i limiti. La misurazione più comune per l'efficacia dell'inventario è rappresentata dai turni di inventario. L'inventario ruota il numero di volte in cui in un dato anno l'inventario è completamente girato. Ad esempio, esiste un prodotto che un'azienda utilizza 12.000 unità all'anno. Per questo stesso prodotto ci sono state 1.000 unità di inventario in un dato momento. L'inventario calcolato gira per questo articolo sarebbe 12 (12.000 divisi per 1.000). Un tasso di virata di 12 indica che l'inventario si trasforma una volta al mese, o 12 volte all'anno. Maggiore è il tasso di virata, più l'inventario effettivo viene utilizzato.
Prezzi
Nell'acquisto, la differenza tra il costo standard associato a un articolo e il prezzo effettivo pagato viene chiamata varianza del prezzo di acquisto o PPV. Il PPV è un parametro comunemente misurabile per gli agenti di acquisto per capire quanto bene o male l'agente sta eseguendo rispetto agli standard di costo. Per guidare PPV favorevole, un agente di acquisto coinvolgerà i fornitori per rimuovere i costi dalla catena di approvvigionamento. Un esempio potrebbe essere nel caso in cui un agente di acquisto riduce il prezzo acquistando in una dimensione di lotto più grande, o se l'agente di acquisto è stato in grado di individuare una fonte alternativa che potrebbe fornire ad un prezzo più favorevole.
