La contabilità manuale prevede l'uso di registri cartacei e giornali per registrare transazioni finanziarie. Questi strumenti sono di un'epoca passata. I contabili - che indossavano spesso visiere verdi e bracciali neri - usavano la contabilità manuale per mantenere il punteggio finanziario per le loro aziende. Le aziende oggi possono ancora utilizzare la contabilità manuale per alcuni processi. Gli svantaggi, tuttavia, possono indebolire le attività di contabilità manuale.
Richiede tempo
I processi di contabilità che utilizzano giornali e registri cartacei o strumenti simili richiedono molto tempo per completare le attività. Gli addetti alla contabilità dovranno localizzare conti e periodici nel sistema prima di registrare le voci. Anche il controllo dei saldi contabili e la revisione delle informazioni sono difficili. Gli esperti contabili possono anche aver bisogno di sparare attraverso più documenti per individuare le informazioni richieste dai dirigenti. La copia di queste informazioni può anche essere difficile.
Soggetto a errori
Gli errori possono essere abbastanza frequenti nei processi di contabilità manuale. Errori comuni stanno inserendo informazioni in account errati, trasponendo cifre o registrando informazioni al contrario. Mentre questi errori si trovano anche nei moderni sistemi di contabilità, i sistemi manuali non hanno controlli e saldi interni. I contabili che ricercano errori spendono spesso diverse ore per individuare e correggere le voci. Numerosi contabili che lavorano in diversi libri contabili manuali possono aggravare questi problemi.
Mancanza di sicurezza
Una mancanza di sicurezza è un altro svantaggio comune alla contabilità manuale. Le aziende potrebbero non essere in grado di impedire ai dipendenti di rivedere i dati sensibili nei libri mastro e nei giornali. Anche i file copiati e archiviati su un computer potrebbero essere meno sicuri. Ciò potrebbe consentire ai dipendenti di abusare di informazioni finanziarie tramite frode o appropriazione indebita. I dipendenti scontenti potrebbero anche danneggiare irreparabilmente le informazioni e distruggere importanti documenti finanziari.
Poche copie disponibili
Le grandi organizzazioni spesso trovano difficile la contabilità manuale a causa della mancanza di più libri e riviste. La maggior parte delle aziende avrà un giornale per i conti da pagare, i crediti, i salari, le immobilizzazioni e così via. Ciò significa che solo un contabile può lavorare su un giornale in qualsiasi momento. Separare questi registri in sublingger può comportare una minore sicurezza e la possibilità di duplicare le informazioni nel sistema contabile.
