Un aspetto comunemente trascurato ma prezioso di un business è il saluto della casella vocale. Le registrazioni memorabili e professionali hanno un impatto positivo. Fai in modo che il saluto si adatti alla compagnia, aggiungendo comunque lo stile con una personalità gettata nel mix. Le migliori registrazioni in uscita hanno la giusta dose di sapore senza perdere il tocco professionale.
Ingredienti di base
Una segreteria telefonica aziendale dovrebbe avere diversi ingredienti che informano. Includere il nome della persona di cui è stata composta l'estensione, il nome dell'azienda e il dipartimento. Invita il chiamante a lasciare un messaggio; spesso il chiamante non si rende conto di aver raggiunto la segreteria telefonica. Informare i clienti quando possono aspettarsi una richiamata e offrire un contatto alternativo, se possibile. Aggiungi il sito Web o l'email della società. Lascia un solo ulteriore contatto per brevità, avverte Christopher Null, scrivendo su PC World. Costruisci un saluto breve e to-the-point.
No-Nos
Evitare l'uso di un telefono cellulare per registrare il saluto. Una linea di terra è preferita per la registrazione di auguri. La qualità del suono non è così buona su un telefono cellulare rispetto a una linea di terra. I saluti professionali non devono apparire confusi o scricchiolanti. Evita i saluti standard. Suonano automatizzati, impersonali e freddi. Assicurarsi che non siano registrati rumori di sottofondo. Un saluto telefonico mal registrato può trasformare clienti e clienti. Evita "um" e "uhs". Prepara uno script prima della registrazione in modo che scorra facilmente.
Saluto Generale
Il saluto generale viene utilizzato quotidianamente per le chiamate perse di tutti i giorni mentre il telefono non è presidiato. Questo saluto è generalmente giocato per le persone che chiamano al di fuori della compagnia.
"Hai raggiunto (compagnia), dove (slogan). Questo è (nome), la tua guida a (dipartimento). Sfortunatamente, al momento non riesco ad arrivare al telefono, ma mi lascia un messaggio con il tuo nome e numero di telefono e risponderò al più presto alla tua chiamata. O sentiti libero di mandarmi una mail a (indirizzo email)."
Saluto fuori sede
I messaggi fuori sede vengono utilizzati quando qualcuno si allontana dall'ufficio per un periodo di tempo prestabilito. La maggior parte dei servizi di posta vocale consente di riprodurre un messaggio di saluto per un determinato periodo di tempo, quindi nessuno deve ricordarsi di disattivare il saluto fuori sede.
"Ciao, questo è (nome) in (dipartimento). Sono fuori ufficio fino al (data). Controllerò i miei messaggi vocali per tutto il giorno, quindi per favore lasciatemi un messaggio e restituirò la chiamata il prima possibile. Se hai bisogno di ulteriore assistenza, puoi contattare (persona di contatto alternativa) a (numero di telefono), oppure visitare il nostro sito web all'indirizzo (URL)."
