Oggi più che mai i manager devono essere comunicatori efficaci, non solo con quelli che vedono faccia a faccia, ma anche con coloro che lavorano da casa o dagli uffici satellite. Se ti è venuto in mente di presentare due persone che "incontreranno" via e-mail, farai quello che è diventato noto come "introduzione virtuale". Senza il beneficio delle espressioni facciali e delle inflessioni, è fondamentale che tu adotti un tono appropriato e scegli attentamente le tue parole, assumendo che saranno esaminate tanto quanto ciò che includi come ciò che hai scelto di omettere.
Conosci il tuo pubblico ma sii fedele al tuo scopo. Una persona deve essere presentata per prima, l'altra seconda, quindi scegli l'ordine con cura. Ad esempio, se stai introducendo uno scrittore e un montatore che lavoreranno insieme su un progetto, sarebbe opportuno presentare prima la persona responsabile. Se le due persone manterranno lo stesso status ma uno avrà più anzianità, menziona prima questa persona.
Inizia spiegando perché stai facendo la presentazione. Scegli un tono che rifletta la tua missione, sapendo che potrebbe anche impostare il tenore della relazione che stai cercando di forgiare. Il tuo tono dovrebbe anche riflettere il tuo stile manageriale e trasmettere sottilmente le tue aspettative. Ad esempio, potresti voler dire che sei "felice di creare una connessione tra due talentuosi membri del team che altrimenti non avrebbero mai avuto la possibilità di lavorare insieme".
Dedicare il tempo uguale a ciascuna persona, evidenziando i punti chiave relativi al proprio background e ai rispettivi talenti. Potresti scrivere un paragrafo su ciascuna persona, terminando con le informazioni di contatto di quella persona. Tieni allenato il tuo occhio sul tono; se fai un effusivo su una persona, assicurati di effondere sull'altra.
Indica le tue aspettative. Se vuoi che parlino per telefono, dillo. E dare loro una scadenza per farlo. Designare una persona per prendere l'iniziativa e riferire a voi che hanno contattato con successo.
Chiudi la tua presentazione virtuale con una nota positiva, presumibilmente allo stesso modo in cui l'hai iniziata. Sottolinea le tue speranze per una collaborazione produttiva. Se trasmetti energia positiva, dovrebbe essere contagioso.
Suggerimenti
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Come con tutti i tipi di scrittura, non affrettare un'introduzione virtuale. Vale la pena metterlo da parte, passare ad altri compiti e poi tornare ad esso con un nuovo paio di occhi. Prova a leggerlo dal punto di vista di ogni persona, esamina attentamente le tue scelte di parole e apporta eventuali revisioni prima di inviarlo.
