Etichetta del fax

Per molte aziende, l'invio e la ricezione di fax sono un evento quotidiano. Il fax è così comune che è facile scivolare in una comunicazione casuale. Seguendo alcuni semplici passaggi sarà utile mantenere i fax professionali. Praticare l'etichetta corretta del fax garantirà che la tua attività mantenga la reputazione professionale che hai lavorato duramente per costruire.

Invio di fax

Ricorda sempre che inviare per fax i documenti è un processo aziendale. Come tale, tieni a mente queste linee guida di base:

Includere sempre una copertina, senza informazioni o illustrazioni inutili. Includi sulla copertina il tuo nome e le informazioni di contatto, il numero di pagine (compresa la copertina del fax), il destinatario previsto e ogni altra informazione pertinente. Ricorda che il destinatario del fax potrebbe non essere l'unico a vedere il documento, quindi assicurati di mantenere la copertina del fax professionale.
Dopo aver trasmesso il fax, effettuare una chiamata di follow-up al destinatario. Ciò non richiede una discussione approfondita su ciò che il fax conteneva. Stai semplicemente confermando che il fax è stato ricevuto. È opportuno in questa conversazione far sapere alla persona che sono liberi di chiamarti con qualsiasi domanda di follow-up sui materiali inviati via fax a loro piacimento.
Usare discrezione quando si inviano fax di informazioni riservate o confidenziali. Se si inviano informazioni di natura personale, chiamare in anticipo per informare l'utente che si sta inviando il fax in anticipo. Un modo per evitare questo tipo di problema è utilizzare un servizio di fax online. Questi servizi inviano fax direttamente a un personal computer.
Sii cauto con l'invio di materiale non richiesto. Chiunque lavori in un ufficio sa quanto possano essere fastidiosi quegli annunci per l'assicurazione sanitaria a basso costo e i viaggi scontati alle Hawaii. Se invii fax non richiesti ai tuoi clienti, fallo solo nelle rare occasioni in cui è giustificato. Se ricevi una richiesta da un destinatario che chiede di non ricevere tali fax, rispetta i loro desideri e rimuovili dal tuo elenco.

Ricezione di fax

Come con l'invio di fax, ci sono regole di etichetta relative alla ricezione di fax:

Rispetta la privacy dei fax confidenziali ricevuti. Non condividere informazioni personali con i tuoi colleghi che sono stati pensati esclusivamente per la tua visione.
Non lasciare i fax sensibili in giro dove altri potrebbero potenzialmente vederli. Tratta i fax come faresti con qualsiasi altro documento confidenziale.
Se si riceve un fax per errore, informare il mittente effettuando una chiamata. Di solito, viene richiesto di distruggere qualsiasi fax ricevuto per errore.