Molti negozi di alimentari e ristoranti sono disposti a donare cibo e bevande a organizzazioni di beneficenza; potrebbe essere parte della loro missione di contribuire alla comunità. Tratta le donazioni di cibo come una transazione commerciale offrendo ai tuoi donatori una documentazione adeguata. Siate pronti a consegnare loro una lettera di richiesta e una ricevuta per la loro donazione. Come incentivo, puoi promuovere la loro attività includendo il loro logo o nome sul materiale promozionale dell'evento.
Fai una lista di ristoranti e negozi di alimentari nella tua zona. Includi le loro informazioni di contatto come indirizzo e numero di telefono.
Prepara una sceneggiatura, che leggerai quando chiami ristoranti e negozi. Lo scopo della telefonata iniziale è di raccogliere informazioni - chi è il responsabile delle relazioni di comunità e se l'azienda offre donazioni di cibo. Inizia la sceneggiatura con un'introduzione a te stesso, all'organizzazione e all'evento. Spiega che stai cercando donazioni di cibo per la tua carità o evento e che vorresti parlare con un responsabile delle relazioni di comunità. Terminare la sceneggiatura richiedendo donazioni e raccogliendo informazioni sul contatto appropriato.
Chiama ogni ristorante o supermercato. Segui la tua sceneggiatura al meglio, ma sii gentile e spontanea. È una buona idea sviluppare una relazione con il contatto appropriato fin dall'inizio. È probabile che chiederà una lettera di richiesta. Fai sapere loro che lo stai mandando. Se devi lasciare un messaggio, fornisci un riepilogo della tua organizzazione da 30 secondi a un minuto, l'evento, ciò che stai richiedendo e un numero di telefono. Chiedigli di richiamarti.
Digita una lettera di una pagina per ogni ristorante e negozio; questa lettera spiegherà la missione e l'evento della tua organizzazione e servirà come richiesta scritta ufficiale al potenziale donatore. Personalizza la tua lettera al contatto appropriato. Includi qual è il tuo stato non-profit e il tuo numero di identificazione fiscale federale. Indica se userai il cibo per nutrire ospiti, volontari o entrambi. Specifica i prodotti alimentari di cui hai bisogno. Fai sapere al tuo contatto che la chiamerai per il follow-up entro i prossimi due giorni. Includi il nome e il numero di telefono del contatto.
Consegnare o spedire la lettera, quindi preparare uno script di follow-up. Leggerai questo script quando chiami il tuo contatto per vedere se ha ricevuto la tua lettera. Indica che hai inviato una lettera di richiesta qualche giorno fa e stai verificando di averlo ricevuto. Ripeti la richiesta chiedendo al tuo contatto se sono disposti a donare cibo o bevande. Quando dicono "Sì", fai sapere loro che porterai loro una ricevuta per la loro generosa donazione.
Articoli di cui avrai bisogno
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Rubrica telefonica
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accesso ad Internet
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Elaboratore di testi
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Libro delle ricevute in bianco
Suggerimenti
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È possibile acquistare libri di ricevute in bianco presso un negozio di forniture per ufficio. Alcuni negozi potrebbero fornire articoli di un giorno dalla panetteria o dalla sezione di produzione, che sono ancora accettabili per servire e preparare i pasti. Usa il tuo evento come un'opportunità per sviluppare una relazione a lungo termine con potenziali donatori, che potrebbero godere di donazioni alla tua organizzazione su base regolare in futuro.
