Se lavori nella gestione di eventi, sai che il modo migliore per fare affari è con una proposta professionale che illustra senza alcun dubbio perché sei l'azienda più qualificata per il lavoro. Una proposta ben scritta ti aiuta a distinguerti in un mare di società di gestione degli eventi e mostra ai potenziali clienti che capisci i dettagli del business.
Come scrivere una proposta per un evento
Dal momento che la pianificazione di un evento è basata tanto sull'organizzazione e sull'attenta pianificazione, una proposta di evento che illustra la tua lungimiranza e la capacità di delineare in dettaglio le specifiche dell'evento può farti vincere il lavoro. Prima di iniziare la tua proposta, pensa a te e ai maggiori punti di forza della tua azienda. Trova un modo per incorporarli nella tua proposta.
La tua proposta non dovrebbe essere una lettera formale, piuttosto dovrebbe essere una semplice presentazione dei modi specifici con cui realizzeresti la visione del tuo cliente. Il modo migliore per ottenere un buon senso per questa visione è di incontrare uno a uno con un potenziale cliente prima di scrivere la proposta. In molte situazioni, non sapranno esattamente cosa pensano per il loro evento. Invece, i clienti hanno spesso un vago senso del tipo di evento che vogliono e si aspettano che tu li aiuti ad arrivare lì. È qui che una proposta ben fatta che delinea le specificità del loro evento dei sogni può brillare.
Nella redazione della gestione degli eventi, è necessario includere un riepilogo delle esigenze e degli obiettivi del cliente vicino all'inizio della proposta in modo che il client sappia che è stato compreso quando ci si è incontrati. In seguito, fornisci suggerimenti su catering, musica, luoghi o decorazioni che ritieni si integrino bene con i suggerimenti del cliente. Assicurati che tutto ciò che proponi rientri nel budget del cliente. Includere fotografie di eventi passati simili che hai gestito possono fare molto per conquistarle.
Nella tua proposta, assicurati di fornire un riassunto della tua esperienza come organizzatore di eventi e qualsiasi specialità che possiedi. Più la tua esperienza è più vicina alle esigenze del cliente, maggiore è la possibilità che vedano il tuo valore e ti assumano.
Modello di preventivo per la pianificazione degli eventi
Avrai bisogno che la tua proposta di evento fornisca un elenco dei servizi che offri. In ogni categoria, specifica nello specifico cosa farà la tua azienda. Includere gli orari di servizio nel giorno dell'evento, il numero di membri dello staff che fornirai e quale sarà il costo. Abbattere i servizi in categorie come arredamento, ristorazione o intrattenimento. Potresti anche suggerire ai subappaltatori con i quali hai lavorato in passato che possono fornire un servizio eccellente al tuo cliente.
Assicurati di includere una sezione alla conclusione della tua proposta che delinei le tue politiche per le cancellazioni o le modifiche dell'ultimo minuto. Indica la tua tariffa oraria o di consulenza e spiega quali servizi potrebbero comportare l'applicazione di tali costi aggiuntivi oltre l'ambito del tuo contratto. Spiega per quanto tempo le informazioni nella tua proposta sono valide. Inoltre, assicurati di includere informazioni legali relative a danni o assicurazione.
