Se la tua attività richiede di tenere traccia di tutto, dai maggiori dettagli su un cliente a problemi apparentemente minori, imparare a scrivere un promemoria in un file sarà vantaggioso per te. Questo può aiutarti nel lavoro quotidiano.Ad esempio, se una persona dall'ufficio del cliente chiama o ti invia un'email chiedendoti di apportare una modifica al piano, scrivi un promemoria per archiviare nel caso in cui un'altra parte in seguito interroghi le tue azioni. I promemoria da archiviare sono indispensabili per i file legali, medici o altri file altamente sensibili che potrebbero essere utilizzati successivamente in tribunale.
Apri Microsoft Word. Nel menu "File", fai clic su "Nuovo". Il "Task Pane Nuovo Documento" si aprirà sulla destra.
Fai clic su "Sul mio computer", nella sezione "Modelli". La finestra di dialogo "Modelli" si aprirà. Fare clic sulla scheda "Memo". Fare clic su "Memo Wizard" e quindi fare clic su "OK". Verrà avviato "Memo Wizard".
Fai clic su "Avanti". Sotto "Quale stile vorresti", scegli "Professional" e fai nuovamente clic su "Avanti". In "Vuoi includere un titolo", seleziona "Sì" e digita "Memo su file". Fai clic su "Avanti".
Scegli "Data", "Da" e "Oggetto" in "Quali elementi vuoi includere" e inserisci le informazioni per ciascuno di essi. La data dovrebbe essere la data dell'occorrenza, ad esempio una telefonata o un'e-mail. Dovrebbe essere il tuo nome o il nome del tuo supervisore, e il soggetto dovrebbe essere una breve descrizione del verificarsi, come ad esempio "Cambiamento del luogo".
Fai clic su "Avanti". Nella sezione "A", seleziona "File". Deseleziona la casella di controllo "CC". Fai nuovamente clic su "Avanti". Aggiungi eventuali elementi di chiusura e fai clic su "Avanti", quindi fai clic su "Fine". Inserisci i tuoi appunti nella sezione inferiore del modulo di promemoria.
Stampa il memo e archivialo nel file del cliente. Salva anche una copia elettronica, se è la procedura della tua azienda a farlo.
Suggerimenti
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Scrivi il tuo promemoria per archiviarlo il più presto possibile dopo l'incidente o la conversazione. Questo ti aiuterà a ricordare ogni dettaglio in modo più chiaro.
avvertimento
Non digitare mai qualcosa di spregiativo in un memo per file che non sia basato sui fatti. Affermare che la signora Smith sembrava arrabbiata è appropriato. Scrivendo che la signora Smith ha sempre un atteggiamento cattivo non lo è.
