Ci sono cose specifiche che puoi comunicare ad altre persone nella tua sede di lavoro utilizzando la distribuzione di memo. Un memo generalmente comunica qualcosa di importante ai colleghi di lavoro e di solito viene distribuito ad almeno più di una persona all'interno dell'azienda. Un memo può anche essere usato per far sapere a tutti di qualcosa di urgente, come i file persi. I file persi possono influenzare il funzionamento dell'azienda e i lavoratori devono essere avvisati del problema e di come possono aiutare il prima possibile.
Completa l'intestazione per il memo sui file persi. Questo include una riga per la data, il soggetto, a chi è il promemoria e da chi proviene. Queste righe sono etichettate come "Data", "Oggetto", "A" e "Da". L'oggetto dovrebbe almeno pronunciare "File persi", ma può anche descrivere quali file vengono persi.
Spiega brevemente il problema nel primo paragrafo direttamente sotto l'intestazione. Questo dovrebbe sicuramente includere quali file sono persi, come i file per un cliente o un progetto specifico. Può anche includere il modo in cui ritieni che i file siano stati persi, dove potrebbero essere e quanto sia urgente trovarli.
Descrivi di più sul problema nella prossima sezione. Ottieni informazioni più dettagliate sui file persi a questo punto. È possibile fornire dettagli sul client o progetto per i file o maggiori informazioni su come i file potrebbero essere cercati dai dipendenti. A questo punto, fornire una data specifica in cui i file devono essere trovati.
Dì ai destinatari del promemoria esattamente quello che vuoi che facciano nella sezione finale. Dovrebbero essere elementi di azione specifici, come la ricerca nel database X o passare attraverso tutti i tuoi file personali nel caso in cui hai salvato i file persi sul tuo computer aziendale o unità flash. Ripeti la data in cui i file devono essere trovati da.
Correggi il memo. Assicurati di non includere alcuna informazione sensibile sui file di cui non dovrebbe esserci una registrazione scritta. Inoltre, assicurati di aver articolato l'importanza di trovare i file persi in modo chiaro.
