L'affitto è una spesa comune per un'azienda. Ci sono vari modi in cui è possibile calcolare l'affitto, a seconda della configurazione. In alcuni casi, un'impresa avrà un accordo con un proprietario per affitto differito, spesso perché il proprietario ha offerto uno o più mesi gratuiti nei primi giorni del contratto di locazione del locatario. Si può vedere questo sul bilancio aziendale come "responsabilità di affitto differita", che è semplicemente come il contabile ha suddiviso i pagamenti nel corso di un certo periodo al fine di rendere più facile il bilancio.
Che cosa è la responsabilità di affitto differita?
Se firmi un contratto di locazione in un appartamento e il primo mese è gratuito, ti basterà semplicemente un mese per non effettuare il pagamento dell'affitto. Ma non è così facile per un'azienda, soprattutto se l'affitto gratuito viene esteso per diversi mesi. Le aziende devono mostrare le spese operative mensili per una serie di motivi. Per semplificare questo compito, gli addetti alla contabilità usano una cosa chiamata responsabilità di locazione differita, dove prendono l'affitto di un intero anno e lo dividono per 12 per ottenere un pagamento mensile dell'affitto per il bilancio.
I contabili a volte si riferiscono a questo tipo di contabilità come contabilità lineare, il che significa semplicemente che la spesa di affitto viene uniformata rispetto ai termini del contratto di locazione. Un concetto simile si applica alla fatturazione del budget che le aziende di servizi pubblici offrono ai propri clienti. Invece di avere una bolletta che oscilla di mese in mese, puoi decidere di fare una stima della tua bolletta e di fare la media su nel corso di un anno. In questo modo è più facile raggiungere il tuo budget familiare mensile, dal momento che saprai quanto andrà al consumo di elettricità o acqua ogni mese. Lo stesso principio si applica al bilancio aziendale.
Affitto differito e pagamenti irregolari
Questa forma di contabilità può essere applicata anche se un affare si occupa di pagamenti mensili irregolari. Ad esempio, è possibile, ad esempio, ricevere uno sconto dal padrone di casa nel mese di dicembre per tenere conto dei molti giorni in cui l'ufficio sarà chiuso per le vacanze. Se la tua azienda deve liberare lo spazio per un periodo di tempo a causa di danni alla costruzione o all'edificio, il proprietario può rinunciare all'affitto durante questo periodo di tempo, costringendo a ricalcolare il budget per l'anno.
Le spese nascoste possono anche rendere irregolari i pagamenti degli affitti, oltre che imprevedibili. Sfortunatamente, questo può rendere complicato il bilancio dell'importo dell'affitto, poiché le spese come le spese di manutenzione degli edifici possono variare nel tempo. Per questo motivo, un'azienda può arrotondare tale cifra per garantire che il budget includa eventuali oneri aggiuntivi che si verificano da un mese all'altro.
Affitto aumenta nel tempo
Potresti avere un contratto di locazione in cui sai in anticipo che l'affitto aumenterà di un certo importo. Il primo anno può essere impostato ad una velocità, ad esempio un aumento del 5% una volta raggiunta la fine di tale termine. Se, tuttavia, il leasing viene eseguito dal 1 ° agosto al 31 luglio, ma il tuo anno fiscale è dal 1 gennaio al 31 dicembre, dovrai affrontare cinque mesi di affitto più elevato, creando una disparità. Proprio come faresti se avessi ricevuto mesi gratuiti all'inizio del contratto di affitto, dovrai calcolare l'affitto mensile in base al totale dei canoni di affitto dell'intero anno. Ciò significa che all'inizio di ogni anno, dovrai rivedere attentamente il tuo contratto di locazione per identificare eventuali aumenti che potrebbero entrare in vigore nel corso di quell'anno, quindi pianificare i pagamenti mensili di conseguenza.
Perché le aziende utilizzano la responsabilità di affitto differita
Il budget di un'azienda mostra i suoi sforzi per rimanere il più positivo possibile nel corso dell'anno. Lo stato patrimoniale mostrerà le attività - tutto ciò che l'azienda possiede dai suoi soldi alle sue attrezzature e all'inventario - così come le passività, che comprendono le molte spese che un business incorre nel corso dell'attività commerciale. L'obiettivo per qualsiasi azienda è dimostrare che le sue attività sono abbastanza forti da superare le molte responsabilità che si accumuleranno naturalmente man mano che cresce.
Quando l'affitto oscilla tra un mese e l'altro, può essere difficile determinare con precisione quali sono le passività mensili di un'azienda. Serale rende le cose più prevedibili. Forse ancora più vantaggioso è il fatto che, con l'affitto diretto, le aziende possono trarre vantaggio da eventuali rinvii che stanno ottenendo durante l'anno. Quindi, se un'azienda paga $ 1.000 al mese, ma all'inizio riceve tre mesi gratuiti, tale azienda potrebbe detrarre $ 3.000 dal totale, quindi suddividerlo per il primo anno. Questo mostra una responsabilità mensile per l'affitto che è significativamente inferiore a quella che sarebbe stata senza tale sconto. Un'azienda in cerca di finanziamenti o di fornire finanziamenti agli azionisti potrebbe uscire più positivamente grazie a questo costo mensile più economico.
Qual è il calcolo di affitto differito?
Il calcolo dell'affitto differito richiede una formula abbastanza semplice che può essere applicata ogni anno. Poiché stai determinando il budget del prossimo anno, devi semplicemente tenere conto di tutti i costi correlati all'affitto per tutti e dodici i mesi. Se il tuo agente di leasing non incassa tutte le spese extra in un unico pagamento forfettario, aggiungile anche tu. Se hai un leasing netto netto, dove paghi l'affitto, le tasse di proprietà e i premi assicurativi, aggiungi tutte le tasse e i premi ai tuoi pagamenti annuali. Quindi se paghi $ 1.000 al mese per l'affitto e $ 200 al mese per le tasse e l'assicurazione, moltiplica $ 1.200 per 12 per ottenere i pagamenti annuali del canone di $ 14.400. Se, tuttavia, il proprietario ha offerto tre mesi di affitto gratuiti come incentivo, deduci $ 3,000 da quel totale per ottenere $ 11,400, quindi dividi quella cifra per 12, che porta i costi di affitto, assicurazione e proprietà immobiliari a $ 950, un notevole riduzione dell'originale $ 1,200 al mese.
Come funziona l'affitto rinviato
Quando il canone di affitto viene cancellato per un periodo iniziale dopo il trasloco, il team di contabilità lo tratterà come credito per scopi contabili. Quindi, se ti sposti il 1 ° agosto e il tuo affitto è gratuito fino al 1 dicembre, i tuoi commercialisti, in sostanza, creeranno un conto di responsabilità e trattano il canone non pagato come credito in quel conto. Quando arriva il 1 ° dicembre e sei responsabile per l'intero importo, verrà applicata una parte del canone non pagato insieme al denaro che hai calcolato che paghi dopo lo sconto.
Se il tuo affitto mensile è di $ 1.000 e l'affitto per i primi tre mesi è gratuito, l'affitto è di $ 12.000 per l'anno, ma sottrarre $ 3.000, poiché i primi tre mesi sono gratuiti. Il tuo calcolo dice che stai pagando $ 12.000 in meno di $ 3.000 o $ 9.000, che diviso per 12 è solo $ 750 al mese. Ma il tuo padrone di casa si aspetta $ 1.000, non $ 750, quindi i $ 250 aggiuntivi verrebbero da quel conto di responsabilità che il tuo contabile ha creato il 1 agosto. Prenderai $ 250 da quell'account ogni mese per tre mesi, poi inizierai a pagare tutti i $ 1.000 fuori del tuo budget regolare.
Leasing lordi a servizio completo
Le fluttuazioni possono effettivamente essere evitate nel modo in cui il contratto di locazione viene negoziato. Il tipo di noleggio più popolare è il leasing lordo a servizio completo, chiamato anche rete lorda o modificata modificata. Con questo tipo di leasing, il proprietario e l'inquilino dividono le spese operative, che vengono poi raggruppate nel costo dell'affitto mensile. Ciò rende più facile contabilizzare l'affitto nel corso della durata del leasing, poiché non aumenterà o diminuirà al variare delle spese. Avrai comunque bisogno di contabilizzare l'affitto differito se ti viene dato un mese o due liberi all'inizio del tuo contratto di locazione, ma una volta che sei bloccato in un leasing, potrai contare su tale spesa mensile fino al fine del termine, quando l'importo può essere aumentato se il padrone di casa sceglie.
Uno svantaggio di un leasing lordo a servizio completo è che se i costi operativi sono inferiori a quelli inizialmente calcolati, non si otterrà una riduzione dall'affitto per questo. A meno che il tuo agente di leasing sia particolarmente generoso, probabilmente non vedrai nemmeno una diminuzione del costo del tuo affitto quando raggiungerai la fine del contratto di leasing. Tra l'altro, se i costi aumentano improvvisamente nel corso dell'anno, l'importo che stai pagando non salirà. Ma è probabile che il padrone di casa dia un'occhiata a quello che hai pagato e aumenti l'importo una volta scaduto il periodo di affitto.
Contabilità per affitto differito a breve e lungo termine
L'aggiunta di un ulteriore livello a questo è il fatto che i differimenti in affitto possono essere classificati a breve oa lungo termine. In alcuni casi, i contabili dividono i canoni di affitto in spese correnti e non correnti, dal momento che gli importi degli affitti non correnti non verranno utilizzati entro il periodo di budget in questione. In altre parole, qualsiasi cosa pagherai l'anno prossimo è il problema dell'anno prossimo e quindi classificato come una spesa a lungo termine. Per questo motivo, non includerai l'aumento dell'affitto di cinque anni del prossimo anno quando stai facendo il bilancio di quest'anno, anche se sai che arriverà. Invece, dividi i pagamenti dell'affitto per 12 mesi basandoti esclusivamente su ciò che pagherai per la durata del tuo budget.
Trattare con l'aumentare dei tassi
La cosa migliore di monitorare da vicino i pagamenti degli affitti sul tuo bilancio è che stai tenendo sotto controllo le spese. Le spese per l'anno base possono facilmente ingannare poiché la maggior parte delle locazioni è fissata ad un certo prezzo per il primo anno per vedere se copre tutto. Non è insolito per gli inquilini vedere l'affitto per l'aumento dello spazio commerciale nel secondo anno, basandosi unicamente sul fatto che le spese operative del primo anno erano più elevate di quanto inizialmente previsto.
Se noti che l'affitto della tua azienda aumenta in modo significativo con il tuo affitto del secondo anno, chiedi al proprietario di mostrarti una copia di tali costi operativi. Preferibilmente, riceverai una ripartizione di tutto ciò che stai pagando su base mensile all'interno di quel pagamento di affitto. Sei sempre libero di prendere il tuo ufficio altrove, ma spostarti può essere costoso. Per questo motivo, sarà utile discutere con il padrone di casa la possibilità di negoziare l'aumento in modo da ottenere comunque un buon prezzo.
Affitto differito e acquisizioni
Ad un certo punto nella vita di un'azienda, un'altra azienda può fare un'offerta di acquisto. Se tale offerta è accettata, il team contabile della società acquirente vorrà dei finanziari, poiché l'acquirente assume tutte le attività e le passività della società che sta acquistando. Quando ciò accade, gli importi degli affitti differiti sul bilancio possono complicare le cose, soprattutto se i termini del contratto di locazione significano che l'affitto aumenterà nei mesi successivi. Se tale aumento mette il canone sopra il tasso di mercato, la società acquirente ha una responsabilità sulle sue mani.
Quando tale passività appare nel budget, una società acquirente ha una decisione da prendere, che è spesso guidata dal parere del team contabile. In questo caso, può essere utile spostare gli uffici in una nuova posizione, anche se costerebbe un investimento. La cosa migliore da fare è determinare un tasso di mercato equo ed eseguire un confronto dei costi, quindi presentare le informazioni alle parti appropriate.
