Quando si affitta invece di una proprietà, si promette di pagare l'affitto, le spese di manutenzione e altre spese al proprietario. Il denaro che paghi ogni mese o trimestre è chiamato una spesa di affitto. Questo denaro viene registrato sul conto economico durante il mese a cui si riferisce l'affitto. L'affitto prepagato è l'affitto che si paga in anticipo rispetto alla data di scadenza. Rappresenta un pagamento anticipato per un beneficio futuro, quindi lo registrerai come una risorsa per l'azienda.
Cos'è l'affitto prepagato?
Quando un'impresa affitta locali come un ufficio, un negozio al dettaglio o una fabbrica, l'affitto è generalmente dovuto in anticipo per il mese o il trimestre coperto dal pagamento dell'affitto. Ad esempio, l'affitto di giugno potrebbe essere dovuto il 31 maggio o il 1 giugno. Molte aziende pagano l'affitto tramite assegno. Ciò significa che devono essere organizzati e ricevere il controllo per posta pochi giorni prima della scadenza. In caso contrario, il proprietario potrebbe non ricevere il controllo dell'affitto in tempo e l'attività potrebbe essere colpita da serie conseguenze commerciali come interessi, ritardi di pagamento e un eventuale avviso di sfratto.
L'affitto prepagato è semplicemente l'importo pagato per l'affitto in anticipo rispetto al periodo di noleggio a cui si riferisce. Quando scrivi un assegno a maggio che copre l'affitto per giugno, hai effettuato un pagamento di affitto prepagato. Alcune aziende potrebbero pagare anticipatamente l'affitto di alcuni giorni al mese per garantire che il controllo dell'affitto arrivi in tempo. Altri scelgono di pagare anticipatamente diversi mesi di affitto per ragioni commerciali, ad esempio per ottenere uno sconto sul noleggio o solo per la rassicurazione di sapere che l'affitto è stato pagato. Qualunque sia la ragione, se stai aprendo il libretto degli assegni prima che l'affitto sia dovuto, stai pagando anticipatamente l'affitto.
Quali sono le spese di affitto?
Le spese di affitto sono tutti i costi associati al leasing di un immobile durante un periodo di riferimento. Ovviamente include l'affitto che paghi ogni mese o trimestre, ma include anche qualsiasi altra spesa necessaria per utilizzare una proprietà. Ad esempio, potresti pagare denaro extra per coprire aspetti quali l'assicurazione, la manutenzione, la riparazione delle aree comuni dell'edificio e la sicurezza.
Le spese di affitto sono costi fissi, al contrario dei costi variabili, il che significa che devi pagare loro ogni mese o trimestre indipendentemente dalla quantità di prodotto che stai producendo. Anche se interrompi le operazioni per un mese, devi comunque pagare l'affitto e altri impegni di leasing. Come tale, le spese di affitto possono essere una perdita di materiale sul reddito operativo di un'azienda.
Quali sono le differenze tra le spese di affitto e affitto prepagate?
In parole povere, la differenza è semplice: una spesa di affitto è l'importo che devi pagare con un contratto di affitto, e l'affitto prepagato è qualsiasi spesa di affitto che paghi in anticipo rispetto alla data di scadenza. In termini contabili, le cose diventano un po 'più complicate.
Le spese di affitto rientrano generalmente nella categoria delle spese generali, amministrative e di vendita che vanno a capo del conto economico. Altre voci di SG & A comprendono spese diverse come salari, materiale per ufficio, assicurazione e contenzioso. Le spese di affitto sono classificate come SG & A perché un'azienda utilizza i suoi immobili per operare e fare soldi.
Le aziende manifatturiere possono trattare le loro spese di affitto in modo leggermente diverso. È molto più comune che queste società includano le spese di affitto come parte dei costi generali della fabbrica. Questo perché l'affitto per gli stabilimenti è legato alla produzione: senza una fabbrica non ci sarebbe alcun prodotto. L'affitto non legato alla produzione come gli uffici è a carico della SG & A. Alla fine della giornata, però, non importa in quale categoria appare la spesa di affitto - l'effetto di fondo è lo stesso.
Qual è l'effetto di fondo? Ogni volta che accumuli una spesa di affitto, accrediti il conto in contanti e addebiti le spese di affitto / SG & A. A conto economico, le spese SGAV sono elencate tra le entrate e appaiono nello stesso blocco delle altre spese, come l'ammortamento e il costo delle merci vendute. I ricavi totali meno il costo del venduto vendono il profitto lordo. L'utile lordo, al netto delle spese operative - SG & A - è uguale al risultato operativo. Il reddito operativo è una misura di quanto delle tue entrate diventeranno utili dopo che i contabili hanno detratto cose come le tasse. Quindi, maggiori sono le spese di affitto, minore sarà il reddito operativo. Le spese di affitto hanno un impatto diretto sulla quantità di denaro nel tuo caveau aziendale.
Per capire come l'affitto prepagato si inserisce in questa analisi, è necessario sapere che una voce di spesa in affitto elencherà il costo di occupare spazio durante l'intervallo di tempo indicato nel conto economico - anche se l'affitto non è stato pagato entro tale periodo. Quindi, se la società ABC sta preparando il conto economico per giugno, e l'affitto di giugno arriva a $ 5.000, allora ABC registrerebbe una spesa di affitto di $ 5.000. La società fa la stessa voce indipendentemente dal fatto che abbia pagato l'affitto a giugno o maggio.
Per far fronte a questa anomalia temporale, la società deve registrare l'ammontare del canone pagato in anticipo che non è stato ancora consumato. Lo fa nella sezione delle attività correnti del bilancio. Ritornando all'esempio precedente, se ABC ha pagato l'affitto a maggio, registrerebbe il pagamento anticipato di $ 5000 come attività correnti fino a quando il costo non sarà effettivamente sostenuto. A fini contabili, l'affitto prepagato è un vantaggio che la società non ha ancora goduto, ma che a un certo punto godrà in futuro. È un vantaggio per l'azienda.
Perché le aziende utilizzano il noleggio prepagato
Le aziende utilizzano prevalentemente l'affitto prepagato per necessità commerciali. Una delle clausole essenziali di un contratto di locazione commerciale riguarda la data di scadenza del pagamento dell'affitto. Di solito, l'affitto annuale è dovuto in 12 pagamenti uguali a qualsiasi data specificata dal contratto di locazione o in quattro pagamenti uguali. Laddove l'affitto viene pagato trimestralmente, il leasing specificherà le quattro date di pagamento dell'affitto come 1 gennaio, 1 aprile, 1 luglio e 1 ottobre. Non c'è magia per queste date, sono appena spuntate per convenzione.
Quello che troverai, tuttavia, è che ti verrà sempre chiesto di pagare l'affitto un mese o tre mesi in anticipo, il che dà luogo a una situazione di affitto prepagata. Le banche e i creditori ipotecari di solito insistono sul fatto che i proprietari hanno i pagamenti degli affitti in arrivo prima che il pagamento del mutuo sia dovuto per lo stesso periodo; c'è una maggiore possibilità che il pagamento del mutuo sia coperto dal reddito da locazione. Quindi, avrai difficoltà a trovare un proprietario che ti permetta di pagare l'affitto in arretrato.
In alcuni casi, è possibile scegliere di pagare in anticipo più di un canone di locazione. Ad esempio, potresti offrire di pagare un intero anno di affitto per garantire una proprietà particolare quando la concorrenza è agguerrita. Oppure, potresti accettare di pagare un anticipo di alcuni mesi in anticipo per qualche altro dolcificante come uno sconto del 10% sull'affitto. Ogni azienda avrà i propri autisti commerciali per mettere una busta di denaro sul tavolo.
L'unica cosa per cui non è possibile utilizzare l'affitto prepagato è ottenere detrazioni fiscali aggiuntive. In generale, un'azienda rivendica una detrazione nello stesso anno in cui paga le spese aziendali. Quindi, se hai pagato un premio assicurativo di $ 2000 nel 2018, avresti reclamato la detrazione nel 2018. Ora, immagina di avere un contratto di assicurazione pluriennale al tasso di $ 2000 all'anno. Se lo si desidera, è possibile pagare i premi 2018 e 2019 contemporaneamente e detrarre il pagamento di $ 4000 nel 2018. Ciò può risultare vantaggioso in base alla propria situazione fiscale. Purtroppo, l'affitto prepagato è un'eccezione alla detrazione quando si paga la regola. Se paghi $ 50.000 a giugno per un anno di affitto, puoi detrarre solo sette mesi di quell'affitto il 31 dicembre.
Esempi di spese di affitto
Una caratteristica importante del leasing commerciale è che l'affitto raramente rimane costante nel corso della durata del leasing. La maggior parte delle aziende stipula contratti di locazione con termini di cinque o dieci anni, con la previsione che l'affitto aumenterà annualmente, sia come aumento della percentuale fissa o in linea con l'inflazione. Anziché tenere conto delle fluttuazioni dei canoni di affitto, è comune elencare le spese di affitto di una società come un importo consistente di mese in mese. Questo è noto come il metodo di contabilità lineare.
Ad esempio, supponiamo che la società XYZ abbia firmato un contratto di locazione di un anno per iniziare il 1 gennaio. L'affitto è di $ 2.000 al mese per i primi sei mesi. Successivamente, l'affitto è di $ 2.500 al mese. Utilizzando il metodo lineare, XYZ calcolerà la media del pagamento dell'affitto per l'intera durata del leasing. In questo esempio, l'affitto è di sei mesi a $ 2.000 e sei mesi a $ 2.500, o $ 27.000 in totale. Dividi questo ammontare per il periodo di affitto di 12 mesi e ottieni un pagamento medio di $ 2.250 al mese. La società registra questa spesa di affitto sul conto economico mensile.
Ovviamente, le cifre relative alle spese di affitto non coincidono con la realtà. Durante i primi sei mesi, XYZ sta pagando $ 250 in meno delle spese di affitto registrate ogni mese. Nel secondo semestre, sta pagando altri $ 250. Per conciliare queste differenze, l'azienda deve utilizzare un conto spese di affitto differito.
Molto semplicemente, la società XYZ aggiungerà $ 250 al mese nel conto delle spese di affitto differite da gennaio a giugno, quindi dedurrà $ 250 dal conto delle spese di affitto differite da luglio a dicembre. A dicembre, l'account mostrerà un saldo pari a zero. L'utilizzo del conto spese di locazione differite garantisce che la società XYZ stia registrando le spese di affitto in linea con le regole della linea retta, mentre acquisisce il canone di locazione effettivo versato a conto economico.
Contabilità prepagata
L'affitto prepagato è indicato come attività corrente nel bilancio della società. Ogni volta che l'azienda paga in anticipo, deve addebitare il conto corrente delle attività per l'importo del pagamento anticipato dell'affitto, quindi scrivere contemporaneamente una voce di credito sul conto corrente. Quindi, se la società XYZ pagasse in anticipo l'intero affitto annuale di $ 27.000, addebitare le attuali attività prepagate per $ 27.000 e accreditare denaro per $ 27.000.
XYZ Company deve quindi effettuare una registrazione per tenere conto della parte di affitto prepagata che utilizza ogni mese. Lo fa trasferendo la spesa prepagata a conto economico per il periodo durante il quale la società utilizza l'affitto. Quindi, a un certo momento durante ogni mese del contratto di affitto di 12 mesi, riconoscerebbe (addebitata) una spesa di affitto di $ 2.250 e preleverebbe (accrediterebbe) l'attività prepagata di questo stesso importo. Questo finalmente addebita il pagamento anticipato a spese.
In sintesi, quando si gestiscono i pagamenti anticipati dell'affitto, conservare l'affitto prepagato come attività sul conto patrimoniale fino al mese in cui viene consumato l'affitto. Quindi, lo addebiterà a spese. Se si dimentica di spostare il pagamento anticipato sul conto spese di affitto nel mese a cui si riferisce l'affitto, i rendiconti finanziari sovrastimeranno l'attività e sottostanno la spesa. È essenziale tenere traccia della sezione di affitto prepagata del conto corrente e aggiornare l'elenco prima di chiudere i libri alla fine di ogni mese.
