I memo sono una forma standard di corrispondenza commerciale. Sono scritti per essere informativi o per richiedere un'azione. È possibile scrivere memo interni o esterni. I memo esterni vengono inviati a persone esterne alla tua organizzazione. Ad esempio, è possibile inviare una nota di consultazione a consulenti professionisti che richiedono una proposta per un determinato progetto. Potresti chiedere ai consulenti di inviare un'offerta per il progetto, un periodo di tempo per il completamento e alcuni esempi di lavoro attraverso il memo.
Scrivi un titolo per la nota di consultazione. L'intestazione contiene quattro righe, ciascuna con un'etichetta specifica: A, Da, Data e Soggetto. Il tuo nome e il nome della tua azienda vanno nella prima riga. La seconda riga contiene i nomi di tutti i consulenti professionali a cui stai inviando il memo. La terza riga è la data in cui si prevede di inviarlo e la quarta riga dovrebbe spiegare l'argomento del memo in poche parole, ad esempio "Richiesta proposta di progettazione Web".
Spiega lo scopo della tua nota di consultazione nel primo paragrafo. I memo sono generalmente concisi e al punto. Fai sapere ai consulenti che tipo di progetto hai bisogno di completare e che stai cercando proposte da professionisti qualificati.
Discuti i dettagli del tuo progetto nei prossimi paragrafi. Questi dettagli potrebbero includere qualsiasi budget o scadenza, a quale data si desidera ricevere le proposte, cosa si desidera includere nelle proposte e il processo che si utilizzerà per selezionare un consulente.
Elencare le informazioni di contatto all'inizio del paragrafo di chiusura. Lascia che i consulenti sappiano qual è il modo migliore per contattarti e come preferisci ricevere le informazioni che stai richiedendo, ad esempio tramite posta o via email. Ricordare ai consulenti la scadenza per rispondere. Non dimenticare di ringraziare i consulenti per il loro tempo.
