Una verifica è un'analisi obiettiva e l'esame di alcuni aspetti delle operazioni di un'azienda per confermare la misura in cui l'organizzazione è conforme agli standard previsti. Gli audit possono avere scopi diversi. Un controllo finanziario controlla i registri finanziari di un'azienda per assicurarsi che siano corretti. Un audit di conformità è progettato per garantire che la società rispetti le normative o le leggi applicabili. Nella maggior parte dei casi, un audit consiste in diverse fasi o fasi progettate per garantire risultati accurati, obiettivi e affidabili. Il processo per un audit specifico dipenderà dal tipo di audit che viene eseguito, nonché dal tipo di standard che regolano il lavoro del revisore.
Notifica
Gli audit iniziano con l'emissione di un qualche tipo di notifica alla società o all'organizzazione che viene controllata. In genere, la lettera di notifica specificherà lo scopo dell'audit, quando sarà condotto e la data e l'ora di una riunione iniziale che gli auditor vorrebbero concordare con i dirigenti dell'azienda.
La notifica indicherà anche i documenti che il revisore desidera esaminare. Per una società, questo può includere articoli di incorporazione, i verbali registrati di ogni riunione del consiglio, un organigramma, corrispondenza, record di vendite e altro.
Processo di pianificazione
Dopo l'invio della notifica, il revisore impiegherà del tempo per pianificare la verifica. Ciò viene fatto prima di incontrare la leadership organizzativa al fine di elaborare la strategia appropriata per tale riunione e il lavoro sul campo che segue. I revisori devono anche identificare le aree chiave di indagine e preoccupazione e le informazioni specifiche che desiderano esaminare per analizzare tali aree. Questo dà anche all'azienda il tempo di raccogliere i documenti richiesti.
Riunione iniziale
La fase di pianificazione di solito porta a un incontro iniziale tra il senior management della società e i revisori dei conti. Potrebbe anche essere presente personale amministrativo. Lo scopo dell'incontro è quello di offrire agli auditor l'opportunità di spiegare il processo, oltre a dare all'organizzazione la possibilità di esprimere eventuali preoccupazioni pratiche, strategiche o di pianificazione che potrebbero avere.
Il lavoro sul campo
Fieldwork è la prima fase di auditing attiva. Di solito viene redatto un programma più dettagliato in modo che la presenza del revisore non sia troppo dirompente per le imprese. Possono essere condotte interviste con dipendenti chiave per indagare sulle procedure e le pratiche aziendali. I revisori possono anche eseguire controlli documentali di esempio, per assicurarsi che le pratiche di creazione e conservazione dei documenti dell'azienda siano valide.
Il lavoro sul campo può essere condotto da alcuni revisori o una squadra più ampia, a seconda delle dimensioni e della portata dell'audit.
Comunicazione
Mentre il lavoro sul campo viene eseguito dal team di revisione in loco presso la sede dell'azienda, il team deve essere in costante contatto con il revisore aziendale per chiarire le procedure e garantire un accesso adeguato ai documenti necessari.
Bozza di audit
Quando il gruppo di revisione completa il lavoro sul campo e la revisione dei documenti, i revisori preparano un progetto di relazione di audit. Questo documento descrive lo scopo dell'audit, le procedure utilizzate dai revisori, i documenti revisionati e i risultati dell'audit. Probabilmente includerà anche un elenco preliminare di problemi irrisolti. Il progetto di relazione viene diffuso tra il team per la revisione e le revisioni suggerite.
Risposta di gestione
Dopo che il team di revisione ha effettuato le ultime revisioni della relazione di revisione, il documento finale viene consegnato alla direzione per la sua revisione e risposta. Il documento di audit di solito richiede alla direzione di rispondere a ciascuna delle conclusioni e delle conclusioni dell'audit, dichiarando se è d'accordo o in disaccordo con i problemi citati, il piano per correggere eventuali problemi o carenze osservate e la data prevista entro cui tutte le questioni saranno state affrontate.
Esci dalla riunione
A seguito della risposta della direzione, che può essere formalmente allegata alla relazione finale di audit, può essere programmata una riunione formale di uscita con la società sottoposta ad audit per chiudere eventuali scappatoie esistenti o rispondere a domande, discutere la risposta della direzione e affrontare l'ambito dell'audit.
Distribuzione del rapporto di audit
Il rapporto finale di audit è distribuito a tutti gli stakeholder necessari, inclusi quelli interni ed esterni all'area controllata, se applicabile.
Risposta
Infine, la società verificata attua le modifiche raccomandate nella relazione di audit, quindi i revisori esaminano e verificano quanto bene tali cambiamenti risolvono i problemi o le questioni identificati. Il feedback tra la società e i revisori continua fino a quando tutti i problemi sono risolti e inizia il prossimo ciclo di audit.
