Sebbene le parole allegato e allegato siano spesso utilizzate in modo intercambiabile nelle lettere commerciali, rappresentano diversi metodi di inclusione degli articoli. Nel senso più stretto, un allegato è considerato parte della lettera mentre un allegato viene trattato come un documento separato. Per alcune organizzazioni, come il governo, l'uso di ciascuna di esse è delineato dalla corrispondenza inviata, mentre per altri l'uso è accettabile.
Aggiungere un allegato
Un allegato è un documento che fa parte della lettera commerciale. Aggiunge o descrive ulteriormente le informazioni contenute nella lettera. Alcuni esempi includono un foglio di calcolo che fornisce una spiegazione visiva della fatturazione o delle previsioni finanziarie, un grafico che fornisce una visualizzazione grafica delle tendenze del business o di un budget. Quando si invia un allegato, includere la parola "Allegato" in basso a sinistra della lettera con un punto e virgola e il numero dell'allegato. Dovresti anche menzionare nel corpo della lettera che è allegato un oggetto (o più elementi) che migliora o spiega ulteriormente le informazioni nella lettera.
Compreso un recinto
Un allegato è un documento che si aggiunge alla lettera commerciale. Può essere considerato un documento autonomo e non richiede la lettera commerciale per spiegare che cos'è il documento o come interpretarlo. Quando si invia un allegato in una lettera commerciale, posizionare le lettere "Enc" con un punto e virgola o scrivere la parola "Enclosure" nella parte inferiore della lettera sul lato sinistro. Quindi inserisci il nome del documento. Questo avverte il lettore che un secondo documento è incluso nella corrispondenza. Un esempio di documento appropriato per un allegato è un curriculum incluso con una lettera di accompagnamento. Il curriculum è separato dalla lettera e si trova facilmente da solo.
Allegati in email
In alcune situazioni, non esiste un metodo disponibile per distinguere tra un allegato e un allegato. Una di queste situazioni si verifica quando si invia una lettera commerciale via e-mail. Poiché non è disponibile un'opzione di custodia e l'e-mail è una forma di trasmissione elettronica, tutti i documenti inviati tramite e-mail diventano allegati. L'allegato viene aggiunto all'email come elemento scaricabile che viene inviato con il corpo dell'email.
Uso del governo federale
Ci possono essere regole in vigore per l'uso di allegati e allegati in alcune branche del governo federale. Ad esempio, nel loro manuale per la corrispondenza, l'US Geological Survey descrive come gestire un allegato e un allegato quando inviano corrispondenza ad essi. Secondo il loro manuale, si invia un oggetto come allegato quando la corrispondenza è un promemoria, mentre se si tratta di una lettera si dovrebbe usare la parola allegato per ulteriori documenti. In entrambi i casi, digitare "Enclosure" o "Attachment" due righe sotto il blocco della firma. In questo modo, il lettore deve cercare i contenitori o gli allegati. Se mancano, chiedere di averli inviati perché erano destinati ad essere inviati con la lettera o il memo.
Se sono presenti più allegati o enclosure, indicare quanti "2 contenitori" o "3 allegati". Se uno dei due non è identificato nel testo, utilizzare i due punti dopo la parola, seguito dal titolo o dalla spiegazione del documento nella riga successiva. Ad esempio: "Enclosure:" (next line) indenta due spazi e aggiunge "Resume of John Q. Adams" senza terminare la punteggiatura. Quando ci sono più allegati o allegati che non sono menzionati nel testo, titolo o descrivi ciascuno su una riga separata. Ad esempio: 2 Allegati: (riga successiva) indentare due spazi e digitare: "Riprendi da John Q. Adams" (riga successiva) indentare due spazi e digitare: Elenco di premi e obiettivi "senza punteggiatura finale.
