Il conteggio dei conti da pagare è il processo di aggregazione delle fatture da versare in gruppi, o lotti, e facendo una registrazione nei registri contabili per l'intero lotto di fatture, a differenza delle singole registrazioni a giornale per ciascun beneficiario. Il dosaggio è una tecnica comune utilizzata per ridurre le voci del diario e aiuta il sistema di informazioni contabili a operare in modo più efficiente. Tuttavia, le procedure di batch hanno anche degli svantaggi.
Riduzione delle transazioni
Il vantaggio principale nel raggruppamento delle transazioni di contabilità fornitori è una riduzione delle voci nel sistema contabile. Le aziende con un numero elevato di transazioni a basso valore in dollari possono rapidamente vedere migliaia di debiti e crediti nei conti spese. Questo livello di dettaglio nel registro dei debiti non è necessario e crea un onere di elaborazione per il sistema di contabilità informatizzata. Raggruppando le transazioni su base giornaliera o settimanale, questo carico è alleviato.
Creazione di un Audit Trail
Quando le transazioni vengono effettuate su base giornaliera e i pagamenti vengono effettuati tramite bonifico, per le autorità di vigilanza contabile è semplice conciliare gli importi di incasso giornalieri con i flussi di cassa dell'estratto conto bancario, poiché le dichiarazioni bancarie elencano frequentemente i totali delle transazioni giornaliere. Inoltre, le selezioni casuali delle fatture pagate possono essere effettuate e rintracciate in lotti e l'estratto conto bancario per garantire che le quantità registrate siano accurate.
Analisi rapida
Il dosaggio giornaliero e settimanale delle transazioni consente ai contabili di analizzare rapidamente l'andamento degli importi di pagamento di giorno. Ogni lotto di pagamento rappresenta la stessa unità di tempo; i valori anomali sono facilmente individuabili elencando i totali di partita giornaliera e indagando importi alti o bassi. Tuttavia, il batching rende più difficile individuare flussi di cassa anomali singolarmente. Se la società è preoccupata per i pagamenti in contanti di grandi dimensioni effettuati senza autorizzazione, i supervisori possono istituire politiche per includere doppie firme su grandi quantità.
Difficoltà nella riconciliazione
Un potenziale svantaggio dei conti di contabilità esigibili può essere la difficoltà di riconciliazione. Se i contabili della società non sono diligenti nel registrare quali transazioni compongono ciascun lotto, la riconciliazione dei pagamenti può essere difficile, se non impossibile. Se esiste questa debolezza, può essere facile per i dipendenti commettere frodi o venditori per contestare di aver ricevuto il pagamento.
