Verificare e fotocopiare la tessera previdenziale di un nuovo dipendente invece di limitarsi a scrivere il numero è una buona pratica commerciale. Può aiutare a prevenire errori come l'emissione di dichiarazioni salariali e fiscali W-2 con numeri di previdenza sociale errati. In tal caso, correggere l'errore nei record e inviare un nuovo modulo W-2 al proprio dipendente.
Correggere e ristampare
Non appena viene rilevato l'errore, inserire il numero corretto nel record di buste paga del dipendente per assicurarsi che non si verifichi di nuovo. Quindi correggere l'errore e ristampare un nuovo modulo W-2 per l'amministrazione della sicurezza sociale e il dipendente. Informa il tuo dipendente che, poiché l'errore non ha influenzato le informazioni sugli utili, non dovrà presentare una dichiarazione dei redditi modificata.
Compila il modulo W-2C
Se hai già archiviato il modulo W-2 del tuo dipendente, devi presentare un modulo W-2C modificato con la Social Security Administration. Compila solo la parte superiore se tutte le informazioni rimanenti sul modulo sono corrette. Inserire il nome dell'azienda e le informazioni di contatto nella casella A, il numero di identificazione del datore di lavoro federale nel riquadro B e l'anno fiscale nella casella C. Inserire il codice SSN corretto del dipendente nella casella D. Inserire un segno di spunta nella casella E per indicare il numero inserito un numero corretto e inserisci il numero errato - il numero che hai originariamente riportato - nella casella F.
