Contabilità è la registrazione, l'analisi e la segnalazione di eventi che sono materialmente significativi per un'azienda. Conti contengono record di modifiche alle attività, passività, patrimonio netto, ricavi e spese. La normale sequenza di passaggi nel processo di registrazione include l'analisi, la preparazione di voci di diario e la pubblicazione di queste voci nella contabilità generale. I processi contabili successivi includono la preparazione di un bilancio di prova e la compilazione di rendiconti finanziari.
Nozioni di base: debiti e crediti
Debiti e crediti sono gli strumenti contabili di base per cambiare i conti. I debiti aumentano i conti delle attività e delle spese e riducono i conti delle passività, delle azioni e delle entrate. I crediti aumentano i conti di responsabilità, di equità e di reddito e riducono i conti delle attività e delle spese. Debiti e crediti sono rispettivamente sul lato sinistro e destro di un account T, che è la forma più semplice di rappresentare un account.
Analisi
Il primo passo nel processo di registrazione consiste nell'analizzare la transazione, determinare le voci contabili e registrarle negli account appropriati. L'analisi include un esame della documentazione cartacea o elettronica della transazione, come una fattura, una ricevuta di vendita o un trasferimento elettronico. Le transazioni comuni comprendono vendite di prodotti, consegna di servizi, acquisto di forniture, pagamento di salari, acquisto di pubblicità e registrazione di pagamenti di interessi. Nella contabilità per competenza, le società devono registrare le transazioni nello stesso periodo in cui si verificano, indipendentemente dal fatto che cambino i contanti o meno. Le operazioni di ricavo e di costo incidono sui conti economici corrispondenti e sui conti di bilancio. Alcune transazioni possono riguardare solo i conti di bilancio.
Voci di diario
Le voci del diario sono il secondo passo nel processo di registrazione. Un diario è una registrazione cronologica delle transazioni. Una voce comprende la data della transazione, gli importi di debito e di credito per i conti appropriati e una breve nota che spiega la transazione. Ad esempio, le registrazioni a giornale per un'operazione di vendita in contanti servono ad aumentare (aumentare) le vendite e ad addebitare (aumentare) i contanti. Le voci di diario rivelano tutti gli effetti di una transazione in un unico posto. Sono anche utili per individuare e correggere gli errori perché gli importi di debito e di credito devono essere bilanciati alla fine di un periodo.
Pubblicazione su Ledger
Il terzo e ultimo passaggio nel processo di registrazione consiste nel registrare le voci del diario nella contabilità generale, che contiene i record di riepilogo di tutti gli account. Ogni record ha campi per data di transazione, commenti, debiti, crediti e saldo in sospeso. Nell'esempio precedente di transazioni di vendita, la procedura di registrazione comporta l'inserimento di un importo di credito per il conto vendite, un importo di debito per il conto di cassa e l'aggiornamento dei rispettivi saldi. Il libro mastro generale può essere sotto forma di un raccoglitore, schede di indice o un'applicazione software.
