L'obiettivo di una brochure della conferenza è di attirare i delegati a un evento e far loro conoscere il programma della conferenza. L'opuscolo dovrebbe pertanto contenere informazioni sulla sede, i relatori, le modalità di viaggio e altri fatti chiave. La copia deve essere chiara, informativa e persuasiva, incoraggiando i lettori a prenotare i propri spot in modo che possano beneficiare personalmente o professionalmente. Un'introduzione da parte di un oratore di primo piano o di un dirigente anziano fornisce una panoramica utile dell'evento, nonché un'accoglienza per potenziali delegati.
Destinatari
Gli organizzatori della conferenza puntano i loro eventi a gruppi specifici, quindi scopri di più sul pubblico di destinazione per assicurarti che la brochure offra vantaggi rilevanti. Il pubblico potrebbe essere vario come insegnanti, dirigenti senior dell'industria automobilistica o membri del pubblico interessati alla musica country. Per trovare informazioni sul pubblico, chiedere agli organizzatori i profili del pubblico degli eventi precedenti. Gli organizzatori esaminano il loro pubblico, chiedono informazioni demografiche o commerciali e pubblicano profili per dimostrare la qualità dei loro eventi a delegati, presentatori e sponsor.
Vantaggi per i delegati
La brochure deve fornire ai delegati notevoli vantaggi per la partecipazione. I delegati aziendali devono essere in grado di giustificare il tempo libero dal lavoro, e i partecipanti privati vogliono sapere che avranno un valore per spendere i propri soldi. Identificare i vantaggi per il pubblico di destinazione. La conferenza potrebbe offrire un'opportunità unica per ascoltare relatori famosi in tutto il mondo, assistere a dimostrazioni degli ultimi prodotti o migliorare le competenze partecipando a sessioni di formazione di alta qualità. I vantaggi potrebbero essere meno tangibili, come l'opportunità di fare rete con altre persone in un settore, magari con l'obiettivo di approdare a un lavoro o di fare una vendita.
Informazioni logistiche
Informazioni complete sulla logistica delle conferenze sono essenziali. Secondo l'American Conference Institute, le domande frequenti dei delegati delle conferenze riguardano argomenti come registrazione e pagamento, accordi di viaggio e di ristorazione, alloggio e cancellazioni. Per consentire ai lettori di registrarsi facilmente all'evento, includere i dettagli della registrazione completa. Stabilire i costi per la partecipazione, compresi eventuali sconti per la registrazione anticipata. Fornire i dettagli di contatto per i lettori che potrebbero aver bisogno di ulteriori informazioni e consentire ai delegati di sapere quando riceveranno pacchetti di benvenuto.
Programma di conferenze
Definisci il programma della conferenza con gli orari e i dettagli di ogni sessione per aiutare i delegati a pianificare il loro tempo alla conferenza. Permetti ai delegati di saperne di più sul formato della conferenza, che potrebbe includere presentazioni, tavole rotonde, workshop e mostre. Le biografie dei relatori aiutano i delegati a scegliere le sessioni a cui desiderano partecipare e indicano lo stato o la qualità dell'evento.
Mantenere la comunicazione
La brochure della conferenza è solo un elemento di un programma di marketing pre-conferenza. Secondo Inc., la pubblicazione di informazioni e notizie sugli eventi sui social media aiuta a mantenere l'interesse man mano che l'evento si avvicina. Gli annunci su altoparlanti extra o eventi speciali, ad esempio, possono creare un ronzio attorno all'evento e ridurre il rischio di abbandono dei delegati.
