La tecnologia informatica ci sta guidando verso un'era di archiviazione elettronica. Le aziende di tutti i tipi stanno seguendo la direzione dell'ufficio senza carta nel tentativo di ridurre i costi e aumentare l'efficienza. Nonostante questa crescente enfasi sui dati computerizzati, gran parte dell'attività condotta si basa ancora sull'archiviazione di documenti cartacei. La decisione di utilizzare file laterali o verticali in un ambiente di ufficio dipende da una varietà di fattori.
Tenuta storica
Nel corso degli anni, la necessità di mantenere un registro è aumentata con la crescita della popolazione e la nascita di nuove imprese. Professioni come legge e medicina richiedono registrazioni scritte complete e accurate dei rapporti con i clienti. Produttori e rivenditori si affidano ai file dei clienti per dirigere le vendite e registrare gli acquisti. In passato, la necessità di archiviazione dei documenti ha creato nicchie di settore per le aziende che si sforzano di soddisfare una varietà di esigenze di archiviazione. L'archiviazione dei documenti sul posto di lavoro si è evoluta da documenti impilati su scaffali e in cubicoli a sistemi di archiviazione ben progettati disponibili da molti produttori.
Sistemi di archiviazione verticale
I cabinet verticali sono i più vecchi dei file cabinet principali in uso popolare. Possono essere costruiti in legno o metallo e sono disponibili con due, quattro o cinque cassetti. I file a due cassetti vengono prodotti per corrispondere all'altezza standard della scrivania come una questione di compatibilità del lavoro. I file verticali a cinque cassetti sono in genere alti 60 pollici e non sono comunemente usati negli uffici di lavoro perché i cassetti superiori sono troppo alti per un facile accesso. Sono utilizzati in aree di stoccaggio di massa dove lo spazio è limitato. I file verticali sono forniti in due dimensioni di cassetto di base per contenere documenti di dimensioni standard e lettere standard.
Sistemi di archiviazione laterale
I file laterali offrono alcuni vantaggi distinti rispetto ai file verticali. Possono contenere documenti sia in formato letter che in formato legale. I file laterali di solito forniscono più di un terzo di spazio di archiviazione rispetto ai cassetti di file verticali. Perché sono disponibili in altezze scrivania, servono il duplice scopo di file e credenza. Entrambi i cassetti sono facilmente accessibili da seduti. Laddove la stazione di lavoro richiede la disponibilità pronta e ripetuta di determinati file, il file laterale è una soluzione di archiviazione ideale. A causa di questa funzione, sono il sistema di archiviazione preferito per dirigenti e professionisti.
Suggerimenti per la presentazione
Nella scelta di archivi di file per la tua azienda, presta particolare attenzione a come i file saranno utilizzati e da quale personale. All'interno dei rappresentanti di vendita o del supporto tecnico le persone che hanno bisogno di un rapido accesso ai documenti saranno meglio servite con i sistemi di archiviazione laterale. È meglio consultare i professionisti di deposito prima che venga preso l'impegno per l'archiviazione laterale o verticale. I grandi fornitori di attrezzature per ufficio hanno a disposizione personale qualificato per raccomandare il tipo più efficiente di archiviazione per una data impresa. Offriranno schemi di pianificazione e layout come parte del processo di vendita.
Opzioni da considerare
Consultarsi con diverse ditte di forniture per ufficio quando si considerano i file system per essere sicuri di ottenere il massimo dai propri soldi. Considera possibili risparmi acquistando oggetti usati dai concessionari o nelle aste. Se le finanze sono strette, esamina l'opzione di affittare l'attrezzatura di archiviazione richiesta.
