Ogni progetto coinvolge molti dettagli mentre si avvia. Non dovrai condividere i dettagli con nessuno o preoccuparti di articolarli se stai finanziando il tuo progetto da solo o sviluppandolo da solo. Ma se il tuo progetto richiede l'accordo o l'assistenza di altri, dovrai convincerli a venire con te. Un rapporto esecutivo è un documento ampio e onnicomprensivo che spiega tutti i dettagli di ogni progetto che stai cercando di raggiungere. Indica al pubblico di destinazione perché dovrebbero essere coinvolti.
Le basi
Idealmente, nel momento in cui il lettore ha digerito il tuo rapporto, non avrà alcuna domanda perché hai affrontato tutto ciò che potrebbe desiderare di sapere. Un rapporto esecutivo efficace non lascia nulla fuori, ma è necessario strutturare queste informazioni per facilitare la leggibilità. Inizia il tuo rapporto riconoscendo chiunque abbia contribuito a farlo, ad esempio se altri ti hanno aiutato a fare ricerche. Scrivi un'introduzione, idealmente non più di una o due pagine, identificando il tuo progetto, indicando il tuo obiettivo, riconoscendo potenziali problemi e spiegando come intendi gestirli se emergono. Non è necessario entrare nei dettagli: altre parti del report lo faranno. Usa la tua introduzione per rendere il tuo lettore abbastanza interessato da continuare a leggere l'intero rapporto. Lascia che il tuo entusiasmo mostri.
I dettagli
Le seguenti sezioni del tuo rapporto dipenderanno in qualche modo dalla natura del tuo progetto. Se vuoi risolvere un problema specifico, dedica una sezione dopo la tua introduzione per identificarlo. Quindi, in una sezione separata, spiega come intendi risolvere il problema e quale sarà lo sforzo. Se hai fatto delle ricerche per supportare il motivo per cui la tua soluzione funzionerà, includila in una sezione dedicata ai risultati e spiega come sono stati raccolti i tuoi dati. Se stai chiedendo un finanziamento, includi una dichiarazione finanziaria in un'altra sezione, che mostri le attività e le passività personali o aziendali. Spiega quanti soldi avrai bisogno, quando ne avrai bisogno e su cosa saranno spesi. Completa con una sezione che conclude il tuo argomento. Dì al lettore perché dovrebbe essere coinvolto e aiutarti.
Il sommario o il sommario esecutivo
I rapporti esecutivi includono in genere un riassunto astratto o esecutivo, un documento separato che prefigura il resto del rapporto. Gli abstracts in genere affrontano questioni accademiche, dedicano una singola frase o un punto elenco a ciascuna delle sezioni del report e raramente vengono eseguiti più a lungo di una singola pagina. Un sommario esecutivo è orientato verso la comunità imprenditoriale. Può eseguire più di una pagina, ma non troppo di più o la sua lunghezza può vanificare il suo scopo: vuoi che il tuo pubblico abbia un'idea precisa del tuo progetto senza dover leggere l'intero rapporto. Sia gli abstract che i riepiloghi sono simili alla tua introduzione perché evidenziano le stesse informazioni che hai incluso in quella sezione del tuo report, ma sono più approfonditi. Evita di tagliare e incollare segmenti dal rapporto per creare un riepilogo. Non vuoi semplicemente ripetere te stesso, ma piuttosto spiegare il tuo progetto - senza tutti i dettagli contenuti nel rapporto - in modo coinvolgente per catturare il tuo pubblico.
I tocchi finali
Puoi avere la migliore idea del mondo ma potrebbe colpire un muro di mattoni se non lo spieghi bene. Se sei un esperto nel tuo campo, evita di parlare sopra la testa del tuo lettore usando termini tecnici o tecnici che non capirà. Ma non andare troppo lontano nella direzione opposta, o, scrivendo come se parlassi del tuo progetto con caffè o cocktail, vorrai essere abbastanza formale. Correggilo quando hai finito, quindi correggilo di nuovo. Potresti chiedere a qualcun altro di leggerlo per accertarti che la tua posizione sia comprensibile. Gli occhi freschi sono spesso anche migliori per catturare gli errori di battitura.
