Manca una scadenza del progetto può danneggiare il tuo rapporto con un cliente e ti costa la tua attività. Tuttavia, a volte i ritardi sono inevitabili. Il modo in cui infrangi le notizie può fare la differenza tra rafforzare la tua relazione e distruggerla. Se affronti la questione nel modo giusto, puoi rafforzare la fiducia del cliente e rassicurarlo che farai tutto il necessario per completare il progetto.
Effettua il check-in regolarmente
Invece di aspettare fino a quando c'è un problema da toccare con il tuo cliente, invia aggiornamenti settimanali sul progresso e una timeline aggiornata. Perché hai comunicato con lui spesso, non sarà tanto uno shock quando lo informi del ritardo. Se è chiaro che stai incontrando dei problemi, avvisa il cliente e scusati immediatamente. Le tue scuse avranno un impatto maggiore se consegnate in anticipo rispetto a quando il cliente lo riceve dopo che la scadenza è già mancata.
Riconoscere l'inconveniente
Fai sapere al tuo cliente che capisci il problema che il ritardo gli causerà. Questo dimostra che prendi sul serio la situazione e che sei preoccupato di come lo influenzerà. Inoltre, rassicurare il cliente che si ha una gestione del problema e non lasciare che accada di nuovo. Questo lo renderà più propenso a rimanere con la tua compagnia piuttosto che trovare qualcun altro per completare il progetto. Ad esempio, digli: "So che stai contando di averlo con largo anticipo rispetto alla tua assemblea annuale degli azionisti. Abbiamo identificato il problema e faremo tutto il possibile per terminarlo prima di allora."
Avere un piano
Invece di dire che il tuo lavoro sarà in ritardo, dai al cliente una nuova data di completamento. Questo gli consente di regolare la sua tempistica e adattarsi al cambiamento. Avrà più fiducia nelle tue abilità se hai una cronologia chiara rispetto a quando dici solo che non sai quando avrai finito. Inoltre, delinea quello che farai per riportare il progetto in carreggiata. Fai sapere al cliente che sai cosa è andato storto e che hai risolto i problemi e hai un piano per riportare il progetto nei tempi previsti.
Riduci al minimo il danno
Quando comunichi al cliente il ritardo, offrigli qualcosa per compensare l'inconveniente. Ad esempio, offrigli uno sconto su quel progetto o su un progetto futuro per incoraggiarlo a darti un'altra possibilità. Puoi anche offrire di aggiungere ulteriori articoli o servizi senza alcun costo. Questo dimostra che vuoi fare ammenda e riparare il rapporto, dando al cliente un beneficio tangibile per darti una seconda possibilità.
