I timesheet dei dipendenti sono fondamentali per registrare gli stipendi dovuti, i permessi di godimento e le assenze dei dipendenti. Molti datori di lavoro archiviano i dati relativi al tempo e ai salari dei dipendenti come backup del loro metodo di elaborazione delle buste paga. I registri storici sono utili se si devono controllare due volte gli stipendi dei dipendenti, le trattenute fiscali e le detrazioni sui salari. Tuttavia, le leggi federali stabiliscono per quanto tempo i datori di lavoro devono mantenere un rapporto di lavoro, che include il periodo durante il quale i datori di lavoro devono conservare anche i registri del tempo. Secondo le leggi federali, i datori di lavoro dovrebbero conservare i fogli di lavoro per un minimo di due anni.
I registri di lavoro comprendono informazioni sulle mansioni, le prestazioni, la disciplina o le azioni correttive del dipendente e qualsiasi contratto o accordo, come un contratto collettivo di lavoro o un contratto di lavoro. Le informazioni sulla retribuzione fanno anche parte del record di un dipendente, insieme a registrazioni temporali che generalmente contengono informazioni personali come il numero di previdenza sociale, il tasso di salario, la classificazione esente o non esente, la ferie o il tempo di esubero retribuito e, in alcuni casi, gli straordinari o tasso di paga differenziale.
Timesheets sono record di occupazione
A seconda delle pratiche di registrazione del datore di lavoro, i fogli di lavoro fanno parte del registro del lavoro o sono memorizzati separatamente come registri del libro paga. In entrambi i casi, le registrazioni temporali e le schede attività sono considerate un record di lavoro e sono pertanto soggette a determinate leggi che impongono obblighi di registrazione dei datori di lavoro.
Legge sugli standard di lavoro equo
I datori di lavoro soggetti alla Legge sugli standard del lavoro equo devono attenersi ai regolamenti in materia di salario minimo, retribuzione per lavoro straordinario, classificazione esente e non esente, e tenuta dei registri relativa a tutto ciò che riguarda la retribuzione dei dipendenti. La FLSA non richiede un formato specifico per il mantenimento dei fogli di lavoro dei dipendenti, ma l'agenzia richiede che i datori di lavoro mantengano determinate informazioni dettagliate relative al tempo e alle retribuzioni dei dipendenti non esenti.
Conservazione dei dati
La conservazione dei registri dei salari e dei contratti sindacali è di tre anni. Per i fogli di lavoro e i registri contenenti informazioni specifiche quali giornate lavorate, detrazioni, trattenute e altri dettagli, il requisito è di due anni. Le migliori pratiche per le risorse umane probabilmente raccomanderebbero di conservare tutti i registri relativi alla retribuzione e al risarcimento dei dipendenti per tre anni, poiché vi è una significativa sovrapposizione tra i registri che i datori di lavoro devono conservare per due anni e registri che i datori di lavoro devono conservare per tre anni.
Esistono requisiti separati per i tipi di record che i datori di lavoro dovrebbero mantenere per i lavoratori esenti; tuttavia, è nell'interesse dei datori di lavoro mantenere i registri in modo simile e per un periodo di tempo uguale. Ciò giova ai datori di lavoro nel caso in cui sorgano domande relative ai confronti tra lavoratori esenti e non esenti. Quando i datori di lavoro mantengono i registri dei dipendenti esenti in base a un processo completamente diverso rispetto ai dipendenti non esenti, è difficile giustificare le pratiche delle risorse umane relative alla retribuzione esente rispetto a quelle non esenti se i registri non vengono mantenuti coerentemente per lo stesso periodo di tempo.
Regole di registrazione dei record EEOC
Il governo federale rende facile per i datori di lavoro risolvere i loro bisogni di conservazione e per quanto tempo stabilendo regole di registrazione simili e incrociate. La Commissione per le pari opportunità di lavoro degli Stati Uniti applica le leggi antidiscriminazione e, come parte della sua autorità di applicazione, richiede che i datori di lavoro mantengano il libro paga e altri documenti di lavoro per tre anni. In effetti, l'EEOC afferma che i registri che potrebbero diventare parte di un credito ai sensi della Equal Pay Act dovrebbero essere conservati per almeno tre anni. I registri del lavoro, compresi i registri del tempo che fanno parte di un accusa di discriminazione ufficiale, devono essere conservati fino alla risoluzione finale.
