È vantaggioso per i professionisti avere una conoscenza approfondita della scrittura aziendale, in particolare se si trovano in una posizione amministrativa. Quando il tuo capo ti chiede di scrivere qualcosa in forma aziendale, ad esempio un memo, devi conoscere il modo corretto per farlo. Altrimenti, non avrai l'impatto che desideri sui destinatari. È possibile evitare questo scenario sapendo come scrivere un promemoria nel formato aziendale standard.
Crea un promemoria che includa tutte le sezioni degli standard, che include il titolo, lo scopo, la discussione e la chiusura, consiglia Hodu.com. Un riassunto è una sezione facoltativa.
Imposta l'intestazione del tuo memo. Tutti i memo avranno un'intestazione standard che include quattro righe da etichettare "A", "Da", "Data" e "Oggetto".
Compila il titolo del tuo memo. Dopo "A", digita a chi viene distribuita la lettera, ad esempio una persona specifica, un gruppo di persone o un dipartimento. Dopo "Da", inserisci il tuo nome o il nome della persona per la quale stai scrivendo la lettera, ad esempio il tuo capo. Digitare la data di distribuzione dopo la parola "Data". Includere alcune parole che riepilogano lo scopo del memo nella riga "Oggetto".
Digitare un breve paragrafo che spieghi lo scopo del memo in poche frasi. Il promemoria può essere per motivi informativi, per spiegare un problema o richiedere una determinata azione da parte dei destinatari.
Discutere in dettaglio lo scopo del memo nei paragrafi successivi. Non fornire informazioni inutili o ripeti te stesso, ma offri dettagli sufficienti in modo che tutti i destinatari comprendano il motivo del promemoria e la sua importanza.
Scrivi l'azione, se esiste, che deve essere presa dai destinatari in un paragrafo di chiusura. Spiega cosa deve essere fatto e come farlo per realizzarlo.
Aggiungi una sezione di riepilogo alla fine del tuo promemoria, se è più lunga di una pagina o contiene informazioni complesse molto dettagliate. Questo aiuterà a chiarire lo scopo del tuo promemoria e darà ai destinatari un riferimento per guardare indietro senza dover leggere di nuovo l'intero memo. Includere tutti i punti chiave e tutte le azioni che devono essere intraprese nella sezione di riepilogo.
