A volte l'idea di elaborare politiche e procedure può sembrare schiacciante. Tuttavia, una comprensione fondamentale di questo documento e del suo scopo può aiutare. Il primo passo è imparare la definizione di questi termini e cosa li rende diversi.
Suggerimenti
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Una politica offre un'ampia panoramica degli obiettivi dell'azienda. Una procedura mostra ai dipendenti esattamente ciò che devono fare per raggiungere l'obiettivo.
Politica vs. processo
La principale differenza tra una politica e una procedura è ciò che comunica al personale. Una politica offre una panoramica della posizione dell'azienda su un problema. Un processo o una politica fornisce ai dipendenti indicazioni su come implementare la politica.
Qualsiasi politica nella tua azienda dovrebbe essere concisa e semplice. Dovrebbe comunicare un obiettivo chiaro che anche un nuovo dipendente può capire. Solo le politiche che seguono queste linee guida possono mantenere la tua attività in carreggiata.
Le procedure supportano quindi le politiche che hai in atto. Il processo dovrebbe essere chiaro e coprire quasi tutte le variazioni di un problema. Ad esempio, una procedura di reso dovrebbe comprendere cosa fare se il cliente ha una ricevuta, non ha la prova di acquisto o ha utilizzato l'articolo in questione. Punti elenco e paragrafi brevi possono rendere il processo di facile lettura e attenzione.
Un esempio da seguire
Le linee guida e le procedure IT sono importanti in molte aziende. Una politica comune è che i dipendenti non dovrebbero accedere ai social media durante il lavoro. Le linee guida possono dire che l'azienda dà il benvenuto ai dipendenti per accedere ai social media durante le pause o quando è necessario per le loro funzioni lavorative.
Le procedure per applicare tale politica possono includere metodi per segnalare l'uso inappropriato del computer e le misure che i supervisori possono adottare per arrestare il comportamento. È possibile delineare la catena di comando che questi rapporti dovrebbero seguire e ciò che i dipendenti possono aspettarsi se continuano a violare la politica.
Tipi di linee guida
Dovresti creare procedure e politiche per ogni area della tua attività.Quando i dipendenti hanno domande su come interagire con i clienti, l'un l'altro, la gestione o l'attrezzatura, dovrebbero essere in grado di consultare le linee guida.
Molte aziende hanno politiche generali di condotta dei dipendenti che stabiliscono regole su come il personale deve vestirsi, agire e comportarsi sul lavoro. Altre aree importanti da trattare sono la disciplina, la parità di trattamento, le molestie sessuali, la frequenza, le prestazioni lavorative e la sicurezza sul lavoro.
Non sempre One-to-One
Le procedure spesso supportano le politiche aziendali. Tuttavia, non esiste sempre un rapporto uno a uno di processi e procedure. Ad esempio, è possibile creare politiche in base alle quali il proprio personale deve essere libero dall'uso di sostanze illegali, non dovrebbe mai molestare sessualmente altri dipendenti e non può prelevare denaro dal registro. Quindi, potresti avere una procedura che copre come gestire qualsiasi rapporto di questi comportamenti.
Perché creare procedure e criteri
Qualsiasi azienda con dipendenti ha bisogno di politiche e procedure per guidare i lavoratori. Queste linee guida aiutano a garantire che tutti in un'azienda rispondano allo stesso modo allo stesso evento. Questa coerenza consente a te, proprietario dell'azienda, di allontanarti a volte. Puoi svolgere altri compiti e persino avere un giorno libero quando sai che i tuoi dipendenti possono occuparsi degli affari.
Può anche far tornare i clienti e creare un'immagine positiva del marchio. Ad esempio, i clienti che subiscono diverse politiche di restituzione ogni volta che entrano possono coltivare sentimenti negativi sul proprio marchio. Tuttavia, i clienti che sanno cosa aspettarsi sanno di poter contare sulla tua attività.
Proteggi il tuo business
Un altro motivo per scrivere linee guida chiare e procedure è quello di proteggere la vostra azienda da azioni legali. Un esempio prominente di ciò sono le linee guida disciplinari. Devi delineare le aspettative dei dipendenti, i processi disciplinari e quando dovrai licenziare i membri dello staff.
Segui il tuo processo ogni volta che un dipendente viola le tue politiche. Se devi rimuovere qualcuno dal tuo staff, puoi tenere a bada le denunce di licenziamento illecite. Documentare il tuo processo ti dà la prova che hai agito legalmente.
