Nessuna operazione commerciale è perfetta. È probabile che, ad un certo punto della tua carriera, potresti incontrare un problema che deve essere affrontato con un livello superiore di gestione. Molte aziende incoraggiano l'uso dei rapporti sui reclami come metodo appropriato per formulare una denuncia. Questi rapporti vengono solitamente utilizzati per affrontare transazioni o condizioni insoddisfacenti riguardanti un'azienda. Scrivere un rapporto di reclamo correttamente è la chiave per far sentire la vostra preoccupazione ascoltata e il problema risolto.
Affrontare il contesto della situazione. Fornisci informazioni chiave come la tua posizione e il motivo della tua scrittura. Indica il motivo della tua insoddisfazione concisa.
Segui lo sfondo con una descrizione più dettagliata del problema. Segnala fatti oggettivi. Descrivi gli effetti risultanti del problema.
Comunicare ciò che consideri una soluzione soddisfacente. Spiega cosa ti aspetti che l'altra parte faccia per porre rimedio alla situazione.
Aggiungi un avviso se ritieni che sia necessario. Potresti voler comunicare le conseguenze qualora l'altra parte non partecipi alla risoluzione del problema. Questo passaggio è facoltativo, in base al rapporto con l'altra parte e alla gravità del problema.
Termina con una conclusione educata che esprime la tua visione ottimistica della situazione. Comunicare il senso di voler risolvere il problema al fine di beneficiare entrambe le parti.
Suggerimenti
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Ricorda di usare la cortesia per tutta la lettera. Astenersi dall'insultare l'altra parte o dal sembrare ostile.
