La documentazione dei dipendenti è importante per diversi motivi. La documentazione giustifica le azioni di assunzione, dal reclutamento e selezione alle dimissioni, alla pensione o alla cessazione. Anche la formazione e lo sviluppo, la compensazione e i benefici sono parti della documentazione dei dipendenti. Mantenere una documentazione accurata e completa supporta gli obiettivi delle risorse umane, come la pianificazione della successione e la promozione dall'interno. La documentazione dei dipendenti, quando preparata con cura, in modo confidenziale e in base alle politiche aziendali, è la spina dorsale di un dipartimento delle risorse umane.
Reclutamento e selezione
Anche se il processo di reclutamento e selezione inizia con la presentazione di domande online tramite un sistema di tracciamento del richiedente, la documentazione è ancora una componente importante del processo di assunzione. Come minimo, il processo di assunzione include proiezioni telefoniche preliminari, interviste faccia a faccia e valutazioni degli intervistatori. La documentazione è essenziale per questo processo - prendere appunti durante le interviste personali è praticamente un requisito per contribuire a prendere una decisione assodata. Inoltre, se vuoi passare le qualifiche di un candidato a un altro gestore assumente, aiuta a condividere le tue note di intervista. Le note per le interviste contengono le tue valutazioni e opinioni personali. Pertanto, a meno che le note del processo di reclutamento e di colloquio contengano punteggi dei test o riaffermino alcuni fatti relativi al set di competenze del candidato, questo tipo di documentazione di solito non diventa parte del file del personale. È importante sottolineare che la documentazione dei dipendenti conferma anche l'idoneità al lavoro.
Formazione e sviluppo dei dipendenti
Documentare le prestazioni dei dipendenti è importante per mantenere la soddisfazione sul lavoro, la produttività e il coinvolgimento. Il tuo sistema di gestione delle prestazioni include una serie di componenti, come descrizioni del lavoro, feedback informali, formazione, azioni disciplinari e valutazioni annuali delle prestazioni. Tutti questi componenti richiedono la documentazione per il tuo sistema di gestione delle prestazioni per rimanere in pista. La mancanza di documentazione è vicina alla mancanza di comunicazione in questo settore. I dipendenti dipendono dal feedback per ispirare la motivazione e aumentare il morale dei dipendenti. Senza documentazione, i dipendenti non dispongono degli strumenti necessari per soddisfare le aspettative del datore di lavoro.
Risarcimento e vantaggi
La documentazione dei dipendenti è un elemento essenziale della struttura retributiva e dei benefici. Senza questo tipo di documentazione, è impossibile tenere traccia delle retribuzioni dei dipendenti, degli aumenti di merito, dei bonus di fine anno e delle detrazioni obbligatorie e volontarie. La documentazione mantiene anche lo stato di benefici per i dipendenti, come le opzioni di assistenza sanitaria, l'assistenza per la dipendenza e i conti di spesa flessibili. La divisione buste paga registra gran parte della documentazione dei dipendenti in quest'area; tuttavia, il responsabile della privacy ha accesso esclusivo a tutta la documentazione relativa alla medicina per preservare la natura riservata delle informazioni dei dipendenti.
Fine del lavoro
Quando il mandato di un dipendente con l'azienda giunge al termine, la documentazione è estremamente importante. Indipendentemente dal motivo, è necessario preparare e archiviare documenti che documentano questa azione di lavoro. Se si termina un dipendente, la documentazione giustificherà la tua decisione. La dimissione del dipendente legata a cattive prestazioni, violazioni delle norme o colpa grave richiede documentazione per supportare la risoluzione involontaria. Se il dipendente decide di presentare un reclamo per scarico illecito, la documentazione può proteggere i beni aziendali se il reclamo si risolve in contenzioso. Se un dipendente si ritira o si dimette, la documentazione è necessaria per il mantenimento della salute e dei benefici economici.
