I rapporti di consegna sono uno strumento di base utilizzato da un dipendente in uscita per informare di una nuova assunzione di lavoro passato e di ciò che deve accadere per garantire una transizione dei dipendenti senza interruzioni. Questo tipo di rapporto può essere utilizzato in diversi modi. Potrebbe includere informazioni per un semplice cambiamento di turno o per un dipendente di sostituzione permanente. Il rapporto dovrebbe includere tutte le informazioni essenziali che la persona che prende in consegna per voi dovrà sapere per assicurarsi che non sorgano problemi non necessari e imprevisti dopo aver lasciato la vostra posizione.
Preparazione di un rapporto di consegna dei dipendenti
Prima di iniziare a costruire la nota di consegna, fai un elenco di tutte le informazioni che il dipendente in arrivo dovrà conoscere. Considera cosa fai ogni giorno, così come le cose che fai settimanalmente, mensilmente o annualmente. Includere informazioni diverse dalle proprie responsabilità e doveri di base, come contatti importanti, protocollo, catena di comando, password, chiavi, date importanti, programmi di formazione e qualsiasi altra informazione specifica del lavoro.
Pensa alle scadenze e alle priorità
Quando ritieni che la tua lista sia completa, inizia a scomporre l'elenco per priorità, frequenza, tipo di informazione e sequenza. Elenca i progetti attuali, le date o le ore in cui sono iniziati, come dovrebbero progredire e la data o l'ora di completamento prevista. Il dipendente in arrivo deve sapere quali compiti dovranno assegnare per priorità dopo il passaggio di consegne.
Iniziare con obiettivi chiave
Inizia scrivendo un riepilogo degli obiettivi per la posizione - la tua e quella della società - in modo che la tua sostituzione sappia dove dovrebbero iniziare. Ciò che segue dipende dallo scopo del rapporto. Ad esempio, per un cambio di turno del rapporto di consegna, inizierai con quello che è stato avviato sul tuo turno e dovrà essere completato entro il prossimo. Inoltre, annota le attività completate, quindi il turno in arrivo non duplica ciò che hai fatto. Per un nuovo dipendente a tempo indeterminato, scrivi un elenco di progetti a breve ea lungo termine su cui stai lavorando attualmente, oltre a progetti importanti che hai completato in passato. Includere tutte le date e le scadenze che la nuova persona deve sapere.
Aggiungi suggerimenti e risorse
È anche utile includere suggerimenti per completare con successo i compiti a portata di mano. Ad esempio, è possibile creare una directory dettagliata della posizione dei documenti specifici del lavoro e degli articoli per la sostituzione, oltre a delineare le informazioni di contatto per le persone pertinenti al lavoro in questione. Se possibile, includere modi per migliorare la produttività e le prestazioni lavorative. Ciò consentirà alla tua sostituzione di utilizzare gli strumenti per continuare quello che hai iniziato senza un'interruzione nel flusso del processo e aumentare la probabilità di un esito positivo.
Usa un modello
Per semplificare il processo di creazione di un rapporto di passaggio dei dipendenti, creare il report utilizzando un programma per computer dell'ufficio. Utilizzare un modello di report di handover esistente o crearne uno personalizzato in base agli elementi specifici del lavoro: la digitazione di un "modello di report di handover" in un motore di ricerca dovrebbe restituire numerosi esempi. E non dimenticare di rileggere il rapporto di consegna prima di uscire dalla tua posizione per assicurarti che tutte le informazioni pertinenti siano disponibili per il nuovo dipendente.
