Le giustificazioni delle sole fonti (SSJ) sono un requisito alla maggior parte delle istituzioni in cui gli articoli di acquisto (forniture, attrezzature, servizi, ecc.) Oltre una determinata soglia monetaria richiedono una spiegazione multi fattoriale sul motivo per cui tali articoli possono provenire da un'unica fonte. Molti trovano ingombrante la scrittura degli SSJ e non capiscono perché la spiegazione che questo sia l'oggetto che vogliono acquistare sia sufficientemente giustificata. Tuttavia, il reparto acquisti deve avere valide ragioni per spiegare perché questi articoli non possono essere acquistati attraverso una competizione completa e aperta in cui qualsiasi venditore capace può fare offerte sul contratto. Mentre la maggior parte delle istituzioni ha i propri modelli per la richiesta di un SSJ appropriato, questo articolo descrive i passaggi fondamentali ereditati dal supporto di tutte le richieste di acquisto.
Indicare il documento di elaborazione di testi come giustificazione di una sola fonte per il numero di ordine di acquisto specifico, se applicabile, ed elencare i numeri di politica istituzionale sul motivo per cui è richiesta una sola fonte per questa richiesta.
Descrivi gli usi particolari dell'articolo. Indicare in modo specifico a cosa servirà l'oggetto e cosa farà. Includi qui qualsiasi numero di progetto e titoli che il materiale in questione supporterà.
Indicare le caratteristiche distintive dell'articolo e perché questo è l'unico che soddisferà i requisiti. Questo può includere l'aggiunta a un sistema esistente o la sostituzione di un sistema esistente. Copyright e marchi possono essere applicabili qui a seconda della situazione.
Spiega cosa succederebbe se venisse acquistato un altro oggetto ineguale. Includere eventuali ritardi nella formazione, alterazione delle procedure operative standard, ecc. Che costerebbe tempo all'istituzione, fondi e completamento complessivo dei progetti.
Delineare il lavoro svolto per determinare quali altri articoli simili sono offerti da altri fornitori e perché questi articoli non soddisfano i requisiti indicati nei passaggi precedenti. Potrebbe essere necessario includere esplicitamente: nomi di società, informazioni di contatto e, in alcuni casi, citazioni valide.
Includere il nome, il titolo e le informazioni di contatto del contatto principale per SSJ (non deve essere la persona che lo ha scritto) e includere una copia insieme all'ordine.
Suggerimenti
-
Segui sempre il modello istituzionale suggerito per un SSJ, se disponibile, poiché questo è il modo più sicuro per ottenere l'approvazione. Parla con gli altri che hanno scritto SSJ e chiedi di vedere i loro esempi di presentazioni di successo. Allo stesso modo, una volta che l'invio è avvenuto con successo, tieni quel documento in un posto sicuro e basi tutti quelli futuri su quello È ovviamente importante fornire quante più informazioni possibili sugli articoli richiesti; Minore è il tempo che gli acquisti devono spendere per tornare a fare domande al creatore di SSJ, meno tempo ci vorrà per ottenere gli articoli.
avvertimento
Il processo di acquisto sta diventando più rigido e gli SSJ stanno diventando più complicati e onerosi. Prendi questo processo seriamente e mostra rispetto per le procedure e sperare per il meglio.
